11 nápadů, jak ušetřit na provozních výdajích firmy

Zavedení úspor ve firemních provozních nákladech nemusí automaticky znamenat nepříjemné utahování opasků. Podívejte se na 11 praktických tipů, kde hledat zbytečné výdaje a jak snížit náklady, aniž by tím utrpěl chod nebo kvalita vašeho podnikání.

8 minut čtení
Obrázek ke článku 11 nápadů, jak ušetřit na provozních výdajích firmy

Provozní náklady firmy často nerostou jednou velkou položkou, ale součtem desítek menších plateb. Předplatné, energie, kancelář, software, auta, bankovní poplatky nebo neefektivní procesy mohou v ročním součtu znamenat částku, která už má na rozpočet firmy citelný dopad.

Provozní náklady mají obvykle tendenci spíš organicky růst než se samovolně snižovat. Alespoň jednou ročně byste tedy měli věnovat svou pozornost výši jednotlivých nákladů, jejich meziročnímu srovnání, a hledání oblastí, ve kterých je možné smysluplně ušetřit.  Aniž by tím utrpěl chod nebo kvalita vašeho podnikání.

Co spadá pod provozní náklady?

Provozní náklady jsou veškeré výdaje, které jsou nutné pro každodenní chod, údržbu a správu vaší firmy. Zahrnují mimo jiné náklady na mzdy a pojištění zaměstnanců, příspěvky na penzijní spoření a další zaměstnanecké benefity, výdaje na vybavení, provoz a údržbu kanceláří, provoz firemních vozidel a další oblasti operativy.

11 tipů, jak snížit provozní výdaje

Provozní náklady se u jednotlivých firem velmi liší, především podle jejich velikosti a oborového zaměření. Přesto existuje několik univerzálních rad, které mohou s úsporami pomoct všem podnikatelům.

  1. Zrušte nevyužívané placené služby a programy

Ověřte si, jestli služby a software, za které pravidelně platíte, skutečně někdo z firmy naplno využívá. Poté se rozhodněte, jestli vám nebude stačit jednodušší neplacená verze, nebo jestli dokonce nezrušíte předplatné úplně. U některých nástrojů může dávat smysl přejít na levnější tarif nebo sloučit více služeb do jednoho řešení.  Řadu aplikací můžete nahradit jinými verzemi, které jsou dostupné zdarma. Třeba místo placeného Photoshopu mnoha firmám stačí online grafický nástroj Canva, který nabízí také bezplatnou variantu.

  1. Zvažte outsourcing (najímání jiných firem)

Zamyslete se nad tím, bez kterých zaměstnaneckých pozic se firma neobejde a koho naopak potřebujete jen čas od času, například účetního nebo marketingového specialistu. Zvažte možnost najmout si na tyto pozice externisty jen v době, kdy jsou skutečně potřeba. Outsourcing může být výhodný zejména u činností, pro které by se vám nevyplatilo držet plný interní úvazek.

  1. Zautomatizujte časově náročné úkoly

Zeptejte se sami sebe i svých zaměstnanců, na kterých úkolech pravidelně trávíte příliš mnoho času. Řadu kancelářských činností dnes umí provádět i specializovaný software. Automatizovat lze například fakturaci, plánování schůzek, zpracování některých administrativních úkolů nebo část zákaznické komunikace. Pomoci mohou také nástroje využívající umělou inteligenci. Hledejte a zkoušejte programy, které firmě dokážou pomoci s automatizací některých úkolů. Díky tomu získáte více času na činnosti, které firmě vydělávají peníze.

  1. Pravidelně vyhodnocujte stav IT vybavení​

Kontrolujte stav používaného hardwaru, tedy počítačů a dalšího IT vybavení. Zařízení starší pěti let si už zaslouží výměnu. Není nutné měnit zařízení automaticky po určitém počtu let. Sledujte spíš jeho výkon, spolehlivost, spotřebu energie, bezpečnost a náklady na servis. Pokud už starší technika zaměstnance výrazně zpomaluje nebo vyžaduje časté opravy, může být výměna ekonomicky výhodnější. Stará IT zařízení můžete někomu darovat, nebo je zkusit prodat. Občas se dají použít i jako protihodnota při nákupu nových.

  1. Mějte pod kontrolou firemní vozidla

Z hlediska provozních nákladů je praktické udržovat firemní auta v co nejlepším stavu a hlídat jejich pravidelný servis, který přispívá ke snížení spotřeby pohonných hmot. Udržujte také knihu jízd a hlídejte si spotřebu pohonných hmot i nájezdy kilometrů u jednotlivých zaměstnanců. Pomoci mohou také elektronické knihy jízd nebo nástroje pro správu vozového parku.

Pokud se na pořízení firemního vozidla teprve chystáte, zvažte možnost operativního nebo finančního leasingu, který pro vás může být finančně výhodnější kvůli rovnoměrnému rozložení nákladů do jednotlivých měsíců.

  1. Dejte příležitost juniorům a stážistům

Stážisté a juniorní pracovníci mohou být pro firmu zajímavou možností, jak rozšířit tým a zároveň vychovávat nové talenty. Stáž by ale neměla být vnímána jen jako cesta k levné pracovní síle. Důležité je nastavit její náplň, podmínky i případnou odměnu tak, aby odpovídaly skutečně vykonávané práci a platným pravidlům.

Pokud se člověk během stáže osvědčí, můžete mu následně nabídnout dlouhodobější spolupráci. Výhodou je, že už zná prostředí firmy, její procesy i tým, takže může být jeho zapracování jednodušší a levnější než při hledání zcela nového kandidáta.

  1. Buďte ekologičtí a spořiví

Každá firma by měla myslet a jednat udržitelně. Zamyslete se tedy, jestli se ve vaší firmě v nějaké oblasti zbytečně neplýtvá. Pokud zaměstnancům poskytujete třeba občerstvení jako benefit a nikdy se nespotřebuje, nebo se zbytečně tisknou štosy dokumentů, které pak putují do skartovače, je na místě vyřešit optimalizaci.

To samé platí o spotřebě energií. Používejte úsporné žárovky a snižte spotřebu elektřiny. Zkontrolujte izolace a těsnost oken, ušetříte tak za vytápění. Naučte své zaměstnance, aby nenechávali zbytečně zapojená elektronická zařízení, která nevyužívají. Vyplatit se může také pravidelně sledovat spotřebu energií a porovnávat ji v čase.

  1. Opravdu potřebujete klasickou kancelář?

Provoz kanceláře představuje jeden z největších výdajů firem. Řada společností proto využívá hybridní režim práce, sdílené kanceláře (coworking) nebo menší prostory podle toho, kolik zaměstnanců je skutečně pravidelně na pracovišti. V některých případech může být řešením také virtuální sídlo.

Ne každému podnikání ale práce na dálku vyhovuje. Před změnou proto zvažte nejen samotnou úsporu za nájem, ale také potřeby zaměstnanců, klientů a charakter vašeho podnikání.

  1. Zvažte barterovou spolupráci 

Za všechno, co firma spotřebuje, nemusíte nutně platit penězi. S některými dodavateli nebo partnery se může dohodnout na barteru, tedy výměně „něčeho za něco“. Jestli vaše firma nabízí třeba marketingové služby, můžete je nedaleké restauraci nabídnout výměnou za dodávku obědů. Předem si ale vždy jasně stanovte hodnotu obou plnění a nezapomeňte barter správně zachytit také z účetního a daňového hlediska.

  1. Zbavte se zbytečných poplatků.

Průběžně, alespoň jednou za rok, vyhodnocujte, jestli jsou pro vás stále výhodné podmínky, které vám poskytuje vaše banka, pojišťovna  nebo třeba mobilní operátor. Často budete schopni vyjednat si lepší pozici a zbavit se zbytečných poplatků, nebo přejdete ke konkurenci, která nabídne výhodnější podmínky. Stejnou kontrolu proveďte také u energií, pronájmů, licencí, platebních terminálů nebo dalších pravidelně placených služeb.

  1. Změňte marketingovou strategii.

Investujete velké sumy do propagace firmy? Pak se určitě zaměřte na to, jestli vám přináší výsledek, o který jste stáli. Není přitom podstatné, jestli investujete do online reklamy, sociálních sítí, tisku, billboardů nebo jiných kanálů. Důležité je sledovat, které aktivity skutečně přinášejí zákazníky, poptávky nebo jiný požadovaný výsledek.

Digitální marketingové aktivity lze obvykle dobře měřit a průběžně optimalizovat, ani zde ale neplatí, že levnější forma propagace je automaticky efektivnější.

Snížení provozních nákladů může v konečném důsledku přinést nejen finanční úspory, ale také zefektivnit fungování celé firmy. Podnikatelé, a především ti, kteří stojí v čele malých a středních firem, by proto měli pravidelně hledat způsoby, jak náklady optimalizovat, aniž by tím utrpěla kvalita produktů, služeb nebo pracovního prostředí.

Generali Česká pojišťovna přináší pravidelné tipy o podnikání:


Související články