Vypnutý JavaScript

Projektový management (neboli řízení projektů) ještě donedávna znamenal velké množství tabulek v Excelu, papírků, poznámek, složitého domlouvání s kolegy a zdlouhavé tvorby reportů. S rychlým nástupem digitalizace v posledních letech se ale stále více používají aplikace pro správu projektů, které činnost manažerů výrazně ulehčují. V tomto článku se dozvíte, s čím pomůže software pro správu projektů, co by měl umět a jakých 5 aplikací v současnosti používá nejvíc uživatelů.

K čemu je užitečný software pro řízení projektů?

Nástroje pro řízení projektů pomáhají firmám plánovat, sledovat a řídit náklady, plány a zdroje projektů. Nabízí přehled o stavu jednotlivých úkolů, umožňují rozložit kapacity zaměstnanců a řídit finanční zdroje. Některé také umí vytvářet pravidelné automatické reporty.

Prostřednictvím těchto nástrojů můžete sdílet nápady nebo nejrůznější soubory, tvořit a spravovat jednotlivé úkoly, plánovat jejich plnění, evidovat termíny, přidávat k úkolům komentáře nebo o nich chatovat se spolupracovníky. Díky těmto typům aplikací tedy můžete mnohem jednodušeji a efektivněji řídit úkoly, komunikovat s kolegy a díky vizualizaci si udržovat výborný přehled o chodu a kvalitě projektu.

Jak vybrat aplikaci pro řízení projektů?

Programů pro řízení projektů existuje velké množství a zkoušet všechny v běžném provozu firmy by byl nadlidský úkol. Vyplatí se proto dát na reference ostatních uživatelů, a hlavně si ujasnit vlastní priority. Pro výběr vhodné aplikace je důležité znát především velikost týmu, který bude na projektech pracovat, preferovaný způsob práce, rozsah požadovaných funkcí a také krátkodobé i dlouhodobé cíle, kterých chcete dosáhnout. Nezapomeňte také ověřit, jestli se program na řízení projektů dokáže propojit s dalšími aplikacemi, které ve firmě využíváte.

Top 5 aplikací pro řízení projektů

Máme pro vás také slíbený výběr nejlepších pěti aplikací pro řízení a správu projektů, které jsou aktuálně na trhu. Náš seznam se odvíjí od žebříčku vytvořeného analytickou platformou Capterra na konci ledna roku 2022.

1. Hive

Hlavní předností programu Hive je velké množství funkcí v porovnání s konkurencí. Nabízí flexibilní rozvržení projektu, řízení zdrojů, správu skupin nebo sdílení souborů. Hive se dá také propojit například s Gmailem nebo Outlookem, takže můžete přijímat e-maily přímo přes tento program. Nevýhodou je vyšší cena, za některé užitečné funkce, jako je třeba počítání času stráveného nad úkoly, si musíte připlatit.

Ideální počet uživatelů: 2-1000+

Cena:

• Základní verze zdarma

• Pokročilá verze od 12 USD/uživatel/měsíc

• Příplatky za určité funkce

Česká verze: ne

Další informace: www.hive.com

2. Asana

Velmi užitečný a flexibilní nástroj Asana nabízí mnoho možností pro vizualizaci práce. Úkoly si můžete zobrazit na tabuli rozložené do sloupců (tzv. kanban board), v jednoduchém seznamu, v kalendáři nebo na časové ose.

Prostřednictvím Asany dokážete provádět všechny základní úkony plánování, vizualizovat cíle a milníky, nastavovat celkové i dílčí úkoly nebo komunikovat ve skupině. Prémiová verze pak umožňuje také sledování chyb, správu rozpočtu, kontrolu času a výdajů, správu zdrojů nebo testování a řízení kvality. Asanu je možné propojit s více než 200 dalšími pracovními aplikacemi.

Ideální počet uživatelů: 2-1000+

Cena:

• Základní verze zdarma (pro týmy do 15 členů)

• Pokročilá verze od 10,99 USD/uživatel/měsíc

Česká verze: ne

Další informace: www.asana.com

3. Jira

Program Jira je určený speciálně pro vývojáře softwaru. Zejména pro ty, kteří chtějí vyvíjet, vylepšovat a vydávat software po jednotlivých krocích namísto jednorázového spuštění. Jádrem Jiry je výčet jednotlivých úkolů (opravy chyb softwaru apod.), které se dají organizovat do centralizovaného seznamu projektových úkolů. Jira neobsahuje funkci plánování rozpočtu.

Ideální počet uživatelů: 1-1000+

Cena:

• Základní verze zdarma (pro týmy do 10 členů)

• Pokročilá verze pro týmy s 11 až 100 členy od 7 USD/uživatel/měsíc

• Pokročilá verze pro větší týmy – individuální zvýhodněná cena

Česká verze: ne

Další informace: www.atlassian.com/software/jira

4. Trello

Trello je jednoduchý nástroj, který pomůže se řízením projektů především začátečníkům. Funguje na principu kanban tabule, tedy nástěnek se seznamy úkolů, které se přiřazují jednotlivým uživatelům. Pro každý projekt je obvykle vyhrazena jedna nástěnka. Úkolům můžete přiřadit termíny, přiložit přílohy a odkazy, a můžete je také okomentovat.

Cena:

• Základní verze je zdarma (obsahuje většinu podstatných funkcí)

• Pokročilá verze s větším úložištěm a dalšími prémiovými funkcemi od 9,99 USD/uživatel/měsíc

Česká verze: ano

Další informace: www.trello.com

5. Smartsheet

Detailní a propracovaná aplikace Smartsheet nabízí velké množství užitečných funkcí, ale není příliš vhodná pro začátečníky, kteří by mohli mít problém se v programu zorientovat. Projekty si můžete zobrazit nejen v tabulce, ale také na časové ose, pomocí diagramu nebo na kanban tabuli. Smartsheet se dá navíc pohodlně propojit s nástroji pro práci s obchodními kontakty a fakturaci.

Ideální počet uživatelů: 1-1000+

Cena:

• Zkušební verze zdarma

• Základní program od 7 USD/uživatel/měsíc

Česká verze: ne

Další informace: www.smartsheet.com

Oblíbený český nástroj

Freelo je oblíbená aplikace pro projektové řízení, která je dílem českých tvůrců. Nabízí hned několik zajímavých funkcí, včetně řešení finanční stránky projektu. U úkolů můžete například sledovat čas, který na nich strávíte, ten se automaticky násobí hodinovou sazbou a souhrnné částky se pak postupně ukrajují z projektového rozpočtu. Freelo je také možné propojit s fakturační aplikací a rovnou tedy můžete odesílat faktury za splněné úkoly. Dále uživatelé získávají přehledně tříděná upozornění nebo úložiště souborů, která se dají pohodlně organizovat.

Ideální počet uživatelů: 1-1000

Cena:

• Základní verze zdarma

• Pokročilé verze dle velikosti projektů, cena od 800 Kč/firma/měsíc (neplatí se za jednotlivé uživatele)

Česká verze: ano

Další informace: www.freelo.cz

Programů pro řízení projektů je na trhu opravdu hodně, počet komerčních nástrojů se začíná přibližovat ke dvěma tisícům. Reálně je jich ale mnohem víc, protože řada firem využívá vlastní aplikace vytvořené na míru jejich potřebám. Abyste se s výběrem příliš dlouho netrápili, dejte na naše doporučení nebo reference uživatelů, vyzkoušejte si základní bezplatné verze vybraných programů a podle osobních zkušeností si pak vyberte aplikaci, která vám do firmy nejlépe „sedne“. Odměnou vám pak bude mnohem hladší a efektivnější pracovní postup, takže jednotlivé projekty zvládnete dokončit rychleji, spolehlivěji a pravděpodobně i levněji.

Mohlo by vás zajímat:

• Virtuální sídlo firmy: komu se vyplatí a co podnikatelům přináší?

• Bezpečnost v oblasti firemního bankovnictví. Jak ji vylepšit?

• Jak na uzavírání smluv a podepisování dokumentů online

• Tři největší hrozby pro firemní mobilní zařízení a jak se jim bránit

• Živelné události dramaticky postihují i podnikatele