Jak na uzavírání smluv a podepisování dokumentů online
Pro podnikatele je uzavírání smluv nezbytnou činností a také často indikátorem úspěchu firmy. Přečtěte si, jak si můžete usnadnit administrativu prostřednictvím uzavírání smluv online a elektronických podpisů.
7 minut čtení
Ještě donedávna představovalo uzavření smlouvy pro každého podnikatele složité papírování. Kvůli běžnému podpisu smlouvy s obchodním partnerem nebo klientem museli složitě hledat společný volný termín, často navíc i s notářem nebo právníkem, nebo se spoléhat na nevyzpytatelné poštovní služby. Díky digitalizaci se ovšem podepisování smluv značně zjednodušilo a posunulo vpřed. Poradíme vám, jaké máte možnosti pro uzavírání smluv online.
Podpisy smluv patří mezi choulostivé záležitosti a při jednání se zcela novými partnery mohou skrývat řadu rizik. Bez podnikatelského pojištění by se proto neměla obejít žádná úspěšná firma.
Varianty smluv
V českém právním systému je možné uzavřít platnou smlouvu ústně i písemně. Pro uzavření ústní smlouvy není potřeba žádné další písemné potvrzení. Pokud se však v průběhu trvání ústní smlouvy vyskytnou problémy (například nejsou dodrženy termíny nebo platby), je užitečné mít uzavřenu smlouvu v písemné podobě. Každý, kdo odkazuje na smluvní závazek druhé strany, musí být schopný takový závazek prokazatelně doložit.
Písemná podoba vždy obsahuje text, který musí být podepsaný oběma smluvními stranami. Nezáleží přitom ale na tom, jestli se podepíšete rukou na papír, nebo kliknutím na počítači. V dnešní době už jsou digitálně uzavřené smlouvy naprosto běžné a právně uznatelné.
Jak uzavřít smlouvu online
Způsobů, jak podepsat smlouvu online, je hned několik. A to buď s certifikovaným elektronickým podpisem, nebo bez něj.
Základní možností, jak jednat bez nutnosti elektronického certifikátu, je zaslání prostého e-mailu. Ten může být závazný například u běžných obchodních vztahů (např. objednávka služeb, potvrzení cenové nabídky). V pracovních vztazích platí trochu přísnější pravidla – podle tzv. flexinovely může být e-mail uznán jako platný, pokud zaměstnanec s tímto způsobem komunikace výslovně souhlasí a z odpovědi jasně vyplývá jeho vůle (např. „Souhlasím, potvrzuji“). U výpovědí a závažných pracovních kroků je ale nutná písemná forma a doručení např. poštou nebo datovou schránkou.
Dalším jednoduchým způsobem je naskenování vytisknuté a ručně podepsané smlouvy. Tato možnost ale neušetří váš čas ani papír a navíc riskujete, že někdo vaše osobní údaje a podpis zneužije pro jiné účely.
Třetí cestou je datová schránka, kterou mají od roku 2023 zřízenou úplně všichni. Prostřednictvím tohoto elektronického datového úložiště nemusíte jen dostávat obsílky od úřadů, ale můžete si takto vyměňovat smlouvy s jinými osobami nebo firmami velmi bezpečnou cestou. Pamatujte na to, že zde platí fikce doručení po 10 dnech a zpráva je ve výchozím nastavení dostupná 90 dní. Pak se přesouvá do nedostupného archivu, odkud ji lze obnovit za poplatek.
Čtvrtým a nejmodernějším způsobem je využití aplikací na mobilu nebo počítači určených k uzavírání smluv. Těch už existuje několik, každá se trochu liší provedením, ale základní funkce mají velmi podobné. Můžete přes ně odesílat, podepisovat a sledovat smlouvy odkudkoli a z libovolného zařízení. Smlouvy je také možné sdílet s protistranou a na dálku je společně v reálném čase upravovat.
V Česku jsou oblíbené nástroje jako Signi, Autenti, DigiSign nebo Signer od Software602. Využít se dají na podepsání dohody o provedení práce s brigádníkem, dodatku ke smlouvě s dodavatelem nebo objednávky služeb u klienta. Ve firmách se tyto nástroje často propojují s HR nebo účetními systémy a šetří desítky hodin měsíčně. Pro freelancery a OSVČ jsou ideální pro schvalování smluv s klienty – z domova, z kavárny nebo klidně z pláže. Vše s právní jistotou a přehlednou archivací.
Elektronický podpis
Velmi běžné je dnes podepisování smluv prostřednictvím elektronického podpisu. Z pohledu administrativy ale může být náročnější, proto se mu řada podnikatelů vyhýbá. Typů elektronických podpisů je několik, každý se hodí pro jiné typy smluv a liší se od sebe především náročností zřízení a úrovní zabezpečení:
-
Prostý elektronický podpis (SES) – Jedná se o jednoduché uvedení jména a příjmení v elektronické zprávě. Používá se například v e-mailech nebo vložením naskenovaného podpisu do typicky PDF dokumentu. Je rychlý, ale není příliš bezpečný ani důvěryhodný. Nevyžaduje kvalifikovaný certifikát, ale může být dostačující.
-
Pokročilý elektronický podpis (AdES) – To je oficiální pojmenování pro zaručený elektronický podpis, který je bezpečnější než prostý elektronický podpis a splňuje technická kritéria podle nařízení eIDAS. Je spojený s konkrétní osobou a umožňuje její jednoznačnou identifikaci. Je přitom současně velmi dostupný a nevyžaduje certifikát. K jeho ověření stačí pouze heslo nebo například SMS zpráva. Často se používá v aplikacích na uzavírání smluv. Není ale vhodný pro komunikaci s úřady, které vyžadují ještě vyšší stupeň ověřování.
-
Kvalifikovaný elektronický podpis (QES) – Jde o uznávané elektronické podpisy. Poskytují nejvyšší úroveň zabezpečení, ale pracuje se s nimi podstatně složitěji. Používá se při podepisování dokumentů směrem k úřadům, při veřejných zakázkách nebo u dokumentů, které mají zásadní právní důsledky. Je vázaný na tzv. kvalifikovaný certifikát – ten získáte pouze u certifikační autority (například u České pošty, I.CA nebo První certifikační autority). Certifikát se ukládá na bezpečné zařízení, třeba čipovou kartu nebo USB token.
Výhody podepisování smluv online
Digitální podepisování dnes není jen o kliknutí na tlačítko, roli totiž hraje i ověření totožnosti. V Česku se k tomu čím dál častěji využívá Bank iD, eObčanka nebo nově eDokladovka. Tyto nástroje zajišťují, že podepisující osoba je skutečně tou, za kterou se vydává. Podepsané smlouvy je pak potřeba bezpečně uložit, ideálně ve formátu PDF/A s pravidelným zálohováním. Některé typy dokumentů – jako například převod nemovitosti nebo výpověď z pracovního poměru – navíc stále vyžadují specifickou formu, ověřený podpis nebo úřední postup. I v digitální době se tedy vyplatí znát hranice, kde elektronika končí a nastupuje tradiční právní proces.
Největší výhodou elektronických smluv je jednoznačně úspora. A to nejen papíru, ale především času, který byste strávili schůzkami nebo zbytečnou administrativou. Elektronicky můžete podepsat smlouvu odkudkoli, a navíc máte záruku, že ji uzavíráte bezpečně a nemůžete ji ztratit nebo někam založit.
Mohlo by Vás zajímat
