11 nápadů, jak ušetřit na provozních výdajích firmy

Zavedení úspor ve firemních provozních nákladech nemusí automaticky znamenat nepříjemné utahování opasků. Seznamte se s 11 tipy, jak provozní náklady snížit jednoduše a pohodlně.

8 minut čtení
Obrázek ke článku 11 nápadů, jak ušetřit na provozních výdajích firmy

V podnikání se počítá každá koruna, proto je nutné pečlivě sledovat provozní náklady firmy. Především malé a nenápadné částky, kterým podnikatelé často nepřikládají velký význam, ale v celkovém součtu znamenají velkou zátěž pro firemní rozpočet.

Provozní náklady mají obvykle tendenci spíš organicky růst než se samovolně snižovat. Alespoň jednou ročně byste tedy měli věnovat svou pozornost výši jednotlivých nákladů, jejich meziročnímu srovnání, a pokusit se ušetřit tam, kde to dává smysl. V tomto článku jsme pro vás připravili 11 tipů na oblasti, v nichž máte šanci náklady snížit, aniž by to firmu „bolelo“.

Co spadá pod provozní náklady?

Provozní náklady jsou veškeré výdaje, které jsou nutné pro každodenní chod, údržbu a správu vaší firmy. Zahrnují mimo jiné náklady na mzdy a pojištění zaměstnanců, příspěvky na penzijní spoření a další zaměstnanecké benefity, výdaje na vybavení, provoz a údržbu kanceláří, provoz firemních vozidel a další oblasti operativy.

11 tipů, jak snížit provozní výdaje

Provozní náklady se u jednotlivých firem velmi liší, především podle jejich velikosti a oborového zaměření. Přesto existuje několik univerzálních rad, které mohou s úsporami pomoct všem podnikatelům.

  1. Zrušte nevyužívané placené služby a programy.

Ověřte si, jestli služby a software, za které pravidelně platíte, skutečně někdo z firmy naplno využívá. Poté se rozhodněte, jestli vám nebude stačit jednodušší neplacená verze, nebo jestli dokonce nezrušíte předplatné úplně. Řadu aplikací můžete nahradit jinými verzemi, které jsou dostupné zdarma. Třeba místo placeného Photoshopu mnoha firmám stačí online grafický nástroj Canva, za který nemusíte zaplatit ani korunu.

  1. Zvažte outsourcing (najímání jiných firem).

Zamyslete se nad tím, bez kterých zaměstnaneckých pozic se firma neobejde a koho naopak potřebujete jen čas od času, například účetního nebo marketingového specialistu. Zvažte možnost najmout si na tyto pozice externisty jen v době, kdy jsou skutečně potřeba.

  1. Zautomatizujte časově náročné úkoly.

Zeptejte se sami sebe i svých zaměstnanců, na kterých úkolech pravidelně trávíte příliš mnoho času. Řadu kancelářských činností dnes umí provádět i specializovaný software. Hledejte a zkoušejte programy, které firmě dokážou pomoci s automatizací některých úkolů. Díky tomu získáte více času na činnosti, které firmě vydělávají peníze.

  1. Zmodernizujte IT vybavení.

Kontrolujte stav používaného hardwaru, tedy počítačů a dalšího IT vybavení. Zařízení starší pěti let si už zaslouží výměnu. Starý hardware má obvykle vyšší spotřebu energie a také vyšší poruchovost, ušetříte tedy i za opravy. Stará IT zařízení můžete někomu darovat, nebo je zkusit prodat. Občas se dají použít i jako protihodnota při nákupu nových.

  1. Mějte pod kontrolou firemní vozidla.

Z hlediska provozních nákladů je praktické udržovat firemní auta v co nejlepším stavu a hlídat jejich pravidelný servis, který přispívá ke snížení spotřeby pohonných hmot. Udržujte také knihu jízd a hlídejte si spotřebu pohonných hmot i nájezdy kilometrů u jednotlivých zaměstnanců. Pokud se na pořízení firemního vozidla teprve chystáte, zvažte možnost operativního nebo finančního leasingu, který pro vás může být finančně výhodnější kvůli rovnoměrnému rozložení nákladů do jednotlivých měsíců.

  1. Přijměte stážisty.

Stážisté mohou odvést dobrou práci, a přitom se k nim nevážou zdaleka tak vysoké náklady, jako k běžným zaměstnancům. Navíc často pracují úplně zdarma výměnou za získávání cenných zkušeností z praxe. Když se vám některý ze stážistů osvědčí, můžete ho následně přijmout nastálo – a přitom ještě ušetříte náklady na hledání jiných kvalifikovaných kandidátů. Nástupní plat rekruta ze stáže navíc začíná podstatně níže než u uchazeče s praxí.

  1. Buďte ekologičtí a spořiví.

Každá firma by měla myslet a jednat udržitelně. Zamyslete se tedy, jestli se ve vaší firmě v nějaké oblasti zbytečně neplýtvá. Pokud zaměstnancům poskytujete třeba občerstvení jako benefit a nikdy se nespotřebuje, nebo se zbytečně tisknou štosy dokumentů, které pak putují do skartovače, je na místě vyřešit optimalizaci.

To samé platí o spotřebě energií. Používejte úsporné žárovky a snižte spotřebu elektřiny. Zkontrolujte izolace a těsnost oken, ušetříte tak za vytápění. Naučte své zaměstnance, aby nenechávali zbytečně zapojená elektronická zařízení, která nevyužívají.

  1. Opravdu potřebujete kancelář?

Provoz kanceláře představuje jeden z největších výdajů firem. Proto se trvale zvyšuje počet firem, které přechází čistě na práci na dálku nebo využívají služeb virtuálního sídla. Ušetří tak za provoz vlastních kanceláří, ale přitom obvykle stále mají k dispozici prostor pro jednání a schůzky s klienty. Ztraceni nebudete ani bez virtuálního sídla – mnoho schůzek můžete klidně realizovat formou pracovních obědů nebo kávových posezení v prostředí příjemných restaurací a kaváren.

  1. Zkoušejte si sjednat bartery.

Za všechno, co firma spotřebuje, nemusíte nutně platit penězi. S některými dodavateli nebo partnery se může dohodnout na barteru, tedy výměně „něčeho za něco“. Jestli vaše firma nabízí třeba marketingové služby, můžete je nedaleké restauraci nabídnout výměnou za dodávku obědů.

  1. Zbavte se zbytečných poplatků.

Průběžně – alespoň jednou za rok – vyhodnocujte, jestli jsou pro vás stále výhodné podmínky, které vám poskytuje vaše banka, pojišťovna  nebo třeba mobilní operátor. Často budete schopni vyjednat si lepší pozici a zbavit se zbytečných poplatků, nebo přejdete ke konkurenci, která nabídne výhodnější podmínky.

  1. Změňte marketingovou strategii.

Investujete velké sumy do propagace firmy? Pak se určitě zaměřte na to, jestli vám přináší výsledek, o který jste stáli. Inzertní prostory v tisku nebo třeba na billboardech jsou velmi nákladné nástroje reklamy, které můžete zkusit vyměnit třeba za levnější propagaci v online prostředí nebo na sociálních sítích. Digitální marketingové aktivity navíc můžete velmi přesně měřit a vyhodnocovat jejich efektivitu.

Snížení provozních nákladů může v konečném důsledku přinést nejen finanční úspory, ale také zvýraznit náskok před konkurencí. Podnikatelé – a především ti, kteří stojí v čele malých a středních firem – by proto měli trvale hledat způsoby, jak snížit a optimalizovat náklady při zachování maximální kvality svých produktů a služeb.

Mohlo by vás zajímat: