Vypnutý JavaScript

Příchod nového zaměstnance do firmy sice obvykle provázejí velká očekávání a pozitivní motivace, ale administrativně se jedná o náročnější proces. Jako zaměstnavatel musíte ze zákona splnit několik administrativních úkonů a zapomenout na některý z nich by se vám rozhodně nevyplatilo. Mohli byste pak být nepříjemně překvapeni pokutou až 500 tisíc korun podle závažnosti přestupku.

Pojďme si krok za krokem projít, co všechno musíte při nástupu nového kolegy zajistit.

Pečlivá příprava potřebných dokumentů a samotného pracoviště navíc na nového zaměstnance udělá výborný první dojem. To se vám jakožto zaměstnavateli vyplatí, protože to pomůže hned od začátku budovat loajalitu nového zaměstnance k vaší firmě. Když do něj vložíte čas a peníze, stojí za to se ho snažit udržet ve firmě na dlouhou dobu. V tomto článku se dočtete, jak se o jeho bezproblémový nástup postarat po administrativní stránce.

Vyplňte nezbytné „papíry“

Nástup nového zaměstnance s sebou přináší pořádnou dávku byrokracie. Nejdůležitějším dokumentem je pracovní smlouva – musí být podepsaná nejpozději v den nástupu. Ideálně ji připravte s předstihem, aby se zaměstnanec mohl seznámit s podmínkami.

Pracovní smlouva musí obsahovat: 

• práva a povinnosti zaměstnance

• popis pracovní náplně a místo výkonu práce

• den nástupu do zaměstnání,

• výši mzdy a způsob její výplaty

• délku dovolené a informace o tom, jak se stanovuje

• týdenní pracovní dobu a její rozvržení

• výpovědní dobu

Shromážděte dokumenty od zaměstnance

K podepsání smlouvy budete potřebovat několik dokumentů od zaměstnance. 

Mezi ně patří:

• prohlášení o příslušnosti ke zdravotní pojišťovně

• doklad o ukončeném vzdělání 

• doklady nutné k výkonu práce, jako je například řidičský průkaz.

Pokud není novým zaměstnancem čerstvý absolvent, potřebujete ještě potvrzení o zaměstnání – tedy potvrzení, které dostal od předchozího zaměstnavatele po ukončení pracovního poměru. Správný termín tohoto dokumentu je zápočtový list.

Dnes už se potvrzení o zaměstnání většinou elektronicky předává přes mzdové účetní, ale stále je dobré si ověřit, zda ho zaměstnanec má.

Zaměstnanec musí také absolvovat vstupní lékařskou prohlídku a v některých profesích doložit výpis z trestního rejstříku. Pokud budete zpracovávat osobní údaje nad rámec zákona (např. fotografie), musíte získat písemný souhlas se zpracováním osobních údajů, které nejsou dané zákonem – například zveřejnění fotografií na webových stránkách. Ten ale nesmí být přímou součástí pracovní smlouvy, protože si ho nemůžete „vynutit“.

Splňte ohlašovací povinnosti

Jako zaměstnavatel musíte dodržet registrační povinnost pro několik státních institucí. Do osmi kalendářních dnů od nástupu nového zaměstnance musíte nahlásit nového kolegu jako svého zaměstnance do jeho zdravotní pojišťovny a také na okresní správu sociálního zabezpečení. Pro tyto účely použijte tiskopis Hromadné oznámení zaměstnavatele a Oznámení o nástupu do zaměstnání.

Od roku 2024 je většina podání povinně elektronická – doporučujeme využívat datovou schránku nebo elektronické formuláře na portálu ČSSZ a zdravotních pojišťoven.

Pokud je zaměstnanec v insolvenci, musíte informaci o nástupu do zaměstnání oznámit příslušnému správci či soudu. To samé platí, pokud je zaměstnanec v exekuci.

Připomeňte možnost podepsat „růžový papír“

Zaměstnanec si u vás může vyplnit také dokument Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti, známý také jako Prohlášení k dani z příjmů nebo lidově „růžový papír“. Podpisem tohoto dokumentu potvrzuje způsob odvádění záloh na daň z příjmů.

Díky němu si uplatní základní slevu na poplatníka i další slevy na dani (na děti, studium, invaliditu apod.). Zaměstnanec může tento formulář podepsat pouze u jednoho zaměstnavatele.

Dejte si však pozor, od roku 2021 se formulář podává už výhradně na novém vzoru vydávaném finanční správou, starší verze nejsou platné. Najdete ho k dispozici na stránkách Finanční správy.

Zajistěte zaměstnanci povinné školení

Ze zákona máte jako zaměstnavatel povinnost zaměstnanci zajistit školení o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci (BOZP). A to bez ohledu na počet zaměstnanců nebo obor, ve kterém podnikáte. Bez adekvátního školení BOZP jednoduše žádný zaměstnanec nesmí nastoupit do práce.

Kromě toho je vhodné zaměstnance seznámit s firemní kulturou, pravidly a poskytnout mu možnost dalšího odborného vzdělávání.

Nezapomeňte na pojištění

Zákon vám také nařizuje platit za každého zaměstnance pojištění odpovědnosti za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání. Toto úrazové pojištění ale nepokrývá zdaleka všechna zdravotní rizika a pokud k nějakým takovým u zaměstnance dojde, musíte zaplatit náhrady sami. Proto se velmi vyplatí zvolit doplňkové úrazové pojištění.

Od roku 2024 došlo ke změně v legislativě, která výrazně zvyšuje odškodnění za pracovní úrazy. Hodnota jednoho bodu pro výpočet bolestného a ztížení společenského uplatnění se už nepočítá pevnou částkou, ale je nově navázána na průměrnou mzdu v České republice. Tato změna může vést k vyšším finančním náhradám pro zaměstnance a tím i k vyšším nákladům pro zaměstnavatele, které jsou ovšem kryté pojištěním odpovědnosti.