Co si dát do nákladů: Velký přehled uznatelných položek
V běžné řeči se často mluví o nákladech, u OSVČ v daňové jednodušší evidenci jde přesněji o daňové výdaje. V obou případech platí, že pro snížení základu daně musí souviset s dosažením, zajištěním nebo udržením zdanitelných příjmů a podnikatel je musí umět doložit.
6 minut čtení
Ne každá firemní platba je automaticky daňově uznatelná. Hlavní pravidlo ale zůstává stejné: nestačí jen účtenka. Důležité je umět vysvětlit, proč byl výdaj pro podnikání potřeba. Právě souvislost s příjmy bývá při kontrole podstatnější než samotný název položky na dokladu.
Co rozhoduje o daňové uznatelnosti
Daňově uznatelný výdaj musí být prokazatelný, správně zaevidovaný a navázaný na podnikání. U neobvyklých nebo vyšších částek je zároveň dobré umět vysvětlit, proč byl výdaj pro danou činnost potřebný. Typicky jde o nákupy, služby nebo vybavení, bez kterých by podnikatel nemohl svou činnost vykonávat, rozvíjet nebo zabezpečit.
Důležitý je doklad. Může jít o fakturu, účtenku, smlouvu, objednávku, výpis z účtu nebo jiný dokument, ze kterého je jasné, co bylo pořízeno, kdy, od koho a za kolik. U plátců DPH je potřeba rozlišovat také to, zda byla u daného plnění uplatněna DPH na vstupu. Pokud ano, do daňového výdaje nebo nákladu se typicky promítá částka bez DPH. U neplátce DPH je zaplacená DPH součástí pořizovací ceny nebo výdaje.
U výdajů, které mohou sloužit i soukromě, například telefon, internet, auto nebo domácí pracovna, je vhodné uplatnit jen podnikatelskou část nákladu.
Nejčastější uznatelné položky
Do daňových výdajů obvykle patří materiál, zboží, služby a vybavení, které souvisí s podnikáním. Může jít o kancelářské potřeby, nářadí, obaly, software, doménu, webhosting, účetní služby, právní poradenství nebo odborné konzultace.
Uznatelné bývají také provozní náklady, například nájem kanceláře, energie, telefon, internet, poštovné, bankovní poplatky, opravy a údržba. Pokud má firma zaměstnance, do nákladů patří mzdy, zákonné odvody zaměstnavatele, pracovní pomůcky, školení nebo cestovní náhrady.
Samostatnou kapitolou je marketing. Reklama, správa sociálních sítí, tisk letáků, účast na veletrhu nebo běžná údržba webu mohou být daňově uznatelné, pokud souvisejí s podnikáním a službu lze doložit. U rozsáhlejší tvorby webu, softwaru nebo technického řešení je potřeba posoudit, zda nejde o majetek nebo technické zhodnocení, které se neuplatní jednorázově.
Auto, pojištění a majetek ve výdajích
Do daňových výdajů mohou podle zvoleného režimu patřit pohonné hmoty, servis, opravy, parkovné, dálniční poplatky, leasing nebo odpisy, pokud vozidlo slouží k podnikání. Pokud ale podnikatel uplatní paušální výdaj na dopravu, nemůže u stejného vozidla současně uplatnit výdaje na spotřebované pohonné hmoty a parkovné.
U osobních vozidel kategorie M1 je potřeba počítat s limitem 2 000 000 Kč pro daňové odpisy a finanční leasing, pokud se neuplatní některá ze zákonných výjimek. U běžného nájmu nebo operativního leasingu se daňová uznatelnost nájemného u nájemce posuzuje podle obecných pravidel, hlavně podle souvislosti s podnikáním a podle skutečného využití vozidla. Pokud se auto používá i soukromě, náklady je potřeba krátit.
Daňově uznatelné může být také pojištění související s podnikáním. Typicky povinné ručení a havarijní pojištění firemního auta, pojištění majetku, odpovědnosti, provozovny nebo profesní odpovědnosti.
U samostatných hmotných movitých věcí nebo jejich souborů platí, že pokud mají vstupní cenu vyšší než 80 000 Kč a provozně technické funkce delší než jeden rok, jde pro účely zákona o hmotný majetek. Do daňových výdajů se pak uplatňuje postupně prostřednictvím daňových odpisů, pokud zákon nestanoví jinak.
Co do výdajů většinou nepatří
Mezi časté nedaňové položky patří osobní spotřeba podnikatele, soukromé nákupy, dovolená, běžné oblečení bez jasné pracovní funkce nebo výdaje bez vztahu ke zdanitelným příjmům. U OSVČ nejsou daňově uznatelné ani vlastní zálohy na sociální a zdravotní pojištění.
Pozor také na reprezentaci. Obchodní obědy, káva pro klienty, pohoštění, občerstvení nebo dary se obvykle za daňově uznatelné náklady nepovažují. Jinak se posuzuje pitná voda na pracovišti a zákonné ochranné nápoje pro zaměstnance, které mohou být daňově uznatelné. Naopak běžné nealkoholické nápoje poskytované jako benefit, například káva, čaj, limonády nebo džusy, jsou u zaměstnavatele zpravidla nedaňovým nákladem.
Výjimkou může být reklamní nebo propagační předmět opatřený jménem nebo ochrannou známkou poskytovatele, případně názvem propagovaného zboží nebo služby, pokud jeho hodnota bez DPH nepřesáhne 500 Kč a nejde o předmět spotřební daně. Pozor proto na alkohol. Od roku 2024 už tuto podmínku nesplní ani tiché víno, které se dříve při splnění dalších podmínek jako reklamní předmět uplatnit dalo.
Skutečné výdaje, paušál nebo paušální daň
Ne každý podnikatel pracuje se skutečnými náklady. V roce 2026 může OSVČ podle druhu příjmů uplatnit paušální výdaje ve výši 80 %, 60 %, 40 % nebo 30 %.
Maximálně lze uplatnit 1 600 000 Kč u paušálu 80 %, 1 200 000 Kč u paušálu 60 %, 800 000 Kč u paušálu 40 % a 600 000 Kč u paušálu 30 %. Osmdesátiprocentní paušál se týká zejména řemeslných živností a zemědělské výroby, šedesátiprocentní ostatních živností, čtyřicetiprocentní jiných příjmů ze samostatné činnosti a třicetiprocentní nájmu majetku zařazeného v obchodním majetku.
Kdo uplatňuje výdajový paušál, neuplatňuje k tomu ještě jednotlivé účtenky jako daňové výdaje. Ještě jiný režim je paušální daň, kterou je potřeba odlišit od výdajového paušálu. V paušálním režimu podnikatel neřeší jednotlivé daňové výdaje v přiznání, pokud splní zákonné podmínky pro vstup a setrvání v tomto režimu.
Praktické shrnutí
Než si výdaj dáte do nákladů, položte si tři otázky. Souvisí s podnikáním a se zdanitelnými příjmy? Dokážete ho doložit? Odpovídá jeho výše tomu, co skutečně potřebujete pro svou činnost?
U složitějších položek, například auta, majetku, pojištění, pracovních cest nebo služeb, se vyplatí řešit vše průběžně. Správně vedené výdaje nejsou jen cestou k nižší dani, ale také přehledem o tom, kolik podnikání skutečně stojí.
Generali Česká pojišťovna přináší pravidelné tipy o podnikání:
