Jak si poradit s firemním účetnictvím I.: základní pojmy
Podnikatelé často považují účetnictví za nutné zlo, se kterým se musí nějak poprat. Obvykle na poslední možnou chvíli. Firmy také často opakují stále stejné chyby, které jim později komplikují život. Poradíme vám, jak se ve firemním účetnictví zorientovat.
5 minut čtení
Máte povinnost vést účetnictví?
Kvalitně zpracované účetnictví poskytne dokonalý přehled o tom, jak si vaše firma vede po hospodářské stránce. Stačí ale malá chyba v účetních dokumentech a firma může přijít o tisíce korun. Čím později takovou chybu odhalíte vy nebo finanční kontrola, tím větší bude vaše finanční ztráta, protože stát chyby neodpouští. Takovému riziku se ale dá předejít. Přečtěte si, co účetnictví obnáší. Ze všeho nejdřív si však ujasněte, jestli je pro vás vedení účetnictví povinné.
Všichni podnikatelé neboli právnické osoby, kteří si úspěšně vyřídili živnostenské oprávnění, musí evidovat a vykazovat státu přehled o své činnosti. Jejich povinností tedy je vést si přehled o finančních příjmech a výdajích své firmy.
Rozdíl mezi daňovou evidencí a účetnictvím
Daňová evidence a účetnictví se zásadně liší nejen v rozsahu, ale i v metodice. Zatímco daňová evidence pracuje na principu „peníze přišly / peníze odešly“, účetnictví zachycuje hospodářské operace podle tzv. akruálního principu – tedy podle toho, kdy k nim skutečně došlo, bez ohledu na pohyb peněz. Účetní jednotky navíc sestavují povinné výkazy jako rozvahu nebo výkaz zisku a ztráty, zatímco v daňové evidenci se vychází z jednoduchého přehledu příjmů a výdajů.
Některým firmám proto stačí vést jednodušší daňovou evidenci. Ta obsahuje přehled majetku, závazků, příjmů a výdajů. Některé subjekty jako spolky nebo příspěvkové organizace mohou vést účetnictví ve zjednodušeném rozsahu. Fyzickým osobám (OSVČ), které nejsou účetní jednotkou, postačí daňová evidence – přehled o příjmech, výdajích, majetku a závazcích.
Většina firem má ovšem podle zákona povinnost vést složitější účetnictví – neboli účetnictví v plném rozsahu. Tato povinnost se týká každé firmy nebo podnikatele, kteří jsou zapsaní v obchodním rejstříku, a stejně tak i fyzických osob, jejichž obrat za předchozí rok přesáhne 25 milionů korun. Účetnictví samozřejmě můžou dobrovolně vést i ti, kdo v rejstříku nejsou zapsaní.
Co účetnictví obnáší?
Účetnictví poskytuje přehled, jak si firma finančně vede a hospodaří. Obsahuje všechny záznamy o stavu a pohybu aktiv (například vlastního majetku a příjmů ze své činnosti, tedy pohledávek) a pasiv (například finančních závazků a bankovních půjček, tedy toho, co musí firma zaplatit). Účetnictví také shrnuje informace o nákladech a výnosech firmy.
V rámci účetnictví podnikatelé zpracovávají daňové přiznání k dani z příjmu, dani z přidané hodnoty a případně dalším typům daní. Pokud si založíte novou firmu, v základním nastavení nejste plátcem daně z přidané hodnoty (DPH). K plátcovství DPH se musíte přihlásit v případě, kdy během kalendářního roku překročíte celkový obrat dvou milionů korun, jinak se vás tato povinnost netýká. Druhý limit je 2 536 500 Kč (přibližně 100 tisíc euro). Překročí-li podnikatel tento obrat, stává se plátcem ihned následující den. K plátcovství daně se můžete také kdykoli přihlásit i dobrovolně, třeba hned od začátku podnikání.
Přihlášku k registraci DPH musíte podat do 15 dnů po skončení kalendářního měsíce, ve kterém překročíte obrat dvou milionů korun. Plátcem se pak podnikatel stává od prvního dne druhého měsíce následujícího po měsíci překročení. Dobrovolná registrace k DPH je možná kdykoli. Například pokud firma plánuje obchodovat s plátci DPH nebo nakupuje větší množství zboží a služeb s daní.
Evidence daně z přidané hodnoty
Jakmile se stanete plátcem DPH, začnete fakturovat DPH také zákazníkům, odvádět ho státu a musíte si vést evidenci DPH. Budete muset pravidelně podávat i přiznání k DPH, kontrolní a souhrnná hlášení, zpracovávat účetní uzávěrky. V prvním roce po přihlášení k plátcovství DPH je zdaňovací období vždy povinně měsíční. Od druhého celého kalendářního roku po registraci za plátce DPH můžete případně požádat o přechod na čtvrtletního plátce – pokud tedy za rok nevyděláte víc než deset milionů a nejste nespolehlivý plátce (nemáte dluhy na daních).
Jako plátci DPH se řídíte jednoduchou logikou. Když prodáte nějaké své zboží nebo službu včetně DPH (zákazník vám tedy zaplatí cenu včetně daně), musíte tuto daň odvést státu. A naopak, pokud sami nakoupíte nějaké zboží včetně DPH (tedy daň zaplatíte jinému prodejci), máte poté nárok, aby vám stát zaplacenou daň vrátil.
Od roku 2024 existují jen dvě sazby DPH – základní 21 % a snížená 12 %. Do snížené sazby spadají například potraviny, zdravotnické pomůcky, knihy nebo hromadná doprava. Kompletní výčet je uveden v zákoně o DPH a průběžně se aktualizuje.
Změna právní formy a nové povinnosti
Při přechodu z podnikání jako OSVČ na společnost s ručením omezeným (s.r.o.) se automaticky mění i rozsah účetních povinností. Nově založená firma se stává účetní jednotkou a musí vést účetnictví v plném rozsahu. Změní se nejen způsob evidence příjmů a výdajů, ale také pravidla pro zpracování účetních závěrek, povinnost zveřejňovat je ve sbírce listin a celková administrativa spojená s finančním řízením firmy.
Vedení účetnictví není nic jednoduchého a vyžaduje, aby se mu někdo pravidelně věnoval. Důkladně si proto rozmyslete, jestli jste schopni si veškerou agendu pohlídat sami nebo starost o účetnictví raději přenecháte spolehlivému účetnímu, který vše potřebné vyřeší za vás. Praktické rady ohledně zpracování účetnictví, včetně přehledu výhod a nevýhod zaměstnání vlastního účetního, jsme pro vás připravili v dalším článku.
Nezapomeňte, že kromě kvalitně vedeného účetnictví je pro firmu důležité také vhodně sestavené podnikatelské pojištění.
Mohlo by Vás zajímat
