Vypnutý JavaScript

Řešit firemní účetnictví v jednoduchých excelových tabulkách nebo dokonce jen na papíře už dnes snad nenapadne žádnou firmu. Na trhu je řada šikovných účetních neboli ekonomických softwarů a jejich rozmanitých variant, které jsou velmi užitečné (nejen) pro zpracování daní a vedení účetnictví firmy. Každé firmě ale může vyhovovat jiný typ účetního softwaru. V tomto článku podnikatelům napovíme, podle čeho by se při výběru účetních programů měli řídit.

Ekonomický software se vyplatí malým i velkým firmám, zejména pokud si nenajímají služby externího účetního, ale vedou si účetnictví samy. Účetní programy totiž šetří čas a jsou mnohem spolehlivější než jakékoli excelové tabulky nebo papírové sešity. Prochází totiž pravidelnými aktualizacemi a dokážou tak efektivně sledovat a používat platné zákony.

Účetní programy se ale vyplatí i v případě, kdy si firma platí externího účetního. Může totiž využít dodatečné funkce, jako je evidence skladu nebo kniha jízd. Pokud přemýšlíte nad tím, jestli je pro vaši firmu výhodnější externí nebo interní účetní, přečtěte si o tom v samostatném článku.

Pozor! Nákup ekonomického softwaru většinou není vhodnou volbou pro malé živnostníky, kteří všechny funkce ekonomických programů nevyužijí. Této skupině podnikatelů velmi pravděpodobně postačí jednoduchá fakturační aplikace, jako je například iDoklad.

Čtyři faktory pro výběr ekonomického programu

1. POŽADAVKY FIRMY

Prvním krokem před pořízením ekonomického programu by mělo být vyhodnocení požadavků, které od něj firma očekává. Měl by odpovídat konkrétním potřebám firmy – nesmí mu tedy chybět nic podstatného, ale je zbytečné připlácet za funkce, které firma nevyužije.

Nejdůležitější roli při výběru účetního programu hraje velikost firmy. Nároky velkých firem na funkce programu bývají výrazně rozsáhlejší než požadavky těch menších. Každá firma by si také měla ujasnit, jestli potřebuje vést účetnictví v plném rozsahu nebo jí stačí zjednodušená daňová evidence, jestli se zařadí mezi plátce DPH, jak velký objem dat bude muset zpracovávat a kolik lidí bude s ekonomickým systémem pracovat.

2. NEPOSTRADATELNÉ AKTUALIZACE

U účetních programů hrají velkou roli aktualizace, kterými musí nevyhnutelně procházet. Zákony se totiž často a nepravidelně mění, a firmy s nimi ve svém účetnictví musí udržovat krok. Dobrý poskytovatel účetního programu tedy musí zajistit pravidelné aktualizace, a to nejen kvůli platnosti zákonů a souvisejících dokumentů, ale také technické a funkční stránce. Za tyto aktualizace se obvykle platí roční poplatek navíc, ale nemá smysl uvažovat o tom, že by firma používala účetní program bez aktualizací. Jen na aktualizované programy se firmy mohou plně spolehnout.

3. RYCHLÁ ZÁKAZNICKÁ PODPORA

U účetního softwaru je také velmi důležité poskytování kvalitní a spolehlivé zákaznické podpory. Rozhodující je přitom způsob poskytované pomoci – tedy kanál, přes který podpora probíhá. Firmy totiž potřebují případné problémy řešit velmi rychle, proto je pro ně výhodnější, když poskytovatel účetního programu komunikuje prostřednictvím telefonní infolinky nebo online chatu na sociálních sítích. Odezva z e-mailové podpory je výrazně pomalejší.

4. PŘÍJEMNÉ UŽIVATELSKÉ PROSTŘEDÍ

Účetní software má práci ulehčovat. S ekonomickým programem by se proto mělo uživatelům pracovat snadno a intuitivně. Jak to poznat předem? Většina programů nabízí demo verze, které je možné vyzkoušet nezávazně a zdarma. Firmy si tak mohou „osahat“ uživatelské prostředí a seznámit se (v omezené formě) s daným programem. Před zaplacením plné verze bývá výhodné vyzkoušet si několik programů a rozhodovat se také podle toho, které prostředí bude pověřeným zaměstnancům vyhovovat nejlépe.

Drobným podnikatelům mohou demo verze programů úplně stačit. Mají sice omezené funkce například z hlediska počtu kontaktů nebo faktur, ale jsou bezplatné. Na internetu jsou také zdarma dostupné vzory excelových tabulek, pomocí kterých se dá vést jednoduché účetnictví. Ty jsou ale vhodné jen pro ty, kdo mají s účetnictvím zkušenosti a mají přehled o všech důležitých termínech a změnách zákonů. Na rozdíl od účetních programů totiž excelová tabulka tyto záležitosti za podnikatele nepohlídá.

Co by měl účetní software umět?

Konkrétní funkce, které firmy od programů požadují, se velmi liší a mohou se v průběhu času měnit. Při výběru ekonomického programu je tedy dobré zohlednit případný plánovaný růst firmy. Některé balíčky funkcí se dají dokoupit i dodatečně.

Základní (nezbytné) funkce ekonomických softwarů:

• Vedení účetnictví – vedení účetní knihy, ucelený přehled nákladů a výnosů, výpočet daně z příjmu.

• Fakturace – vše, co se týká faktur – typicky zakázky, příjem a výdej objednávek a faktur, pohledávky.

• Evidence majetku – inventář firemního majetku.

• Mzdy – podklady pro výplaty zaměstnanců, výpočet odvodů na pojištění, výplatní pásky.

Nejčastěji poptávané doplňkové funkce:

• Evidence skladu – inventář přechodného majetku firmy.

• Pokladní doklady – propojení s pokladnou, příjmové a výdajové doklady, párování s fakturami.

• Řízení reklamací – evidence reklamace objednávek.

• Kniha jízd – záznamy o používání služebních aut (nutné pro danění).

• Analýzy a reporting – analýzy účetnictví.

• Propojení s e-shopem – odepisování a připisování položek ze skladu, upozornění na nedostatečné naskladnění.

Mezi trojici nejoblíbenějších ekonomických a účetních programů v Česku patří Pohoda od společnosti Stormware, Money S3 od firmy Solitea a HELIOS od Asseco Solutions. Důkladné porovnání nejlepších účetních programů a jejich dílčích verzí najdete například na portálu Váš Pomocník.

Ať už firma zvolí jakýkoliv účetní software, nesmí zapomínat, že takový program v žádném případě nenahrazuje účetního. Podnikatel, který se do účetnictví pustí na vlastní pěst, ale přitom účetnictví důkladně nerozumí, může i s pomocí programu ve firemních dokumentech napáchat velké škody.

Kromě kvalitně vedeného účetnictví je pro firmu stěžejní i dobře sestavené podnikatelské pojištění. Na podnikatele čeká v pracovním životě bezpočet nástrah a rizik, ale s pojištěním firemního majetku a odpovědnosti se s většinou nepříjemností mohou bezpečně a spolehlivě vypořádat.