Vypnutý JavaScript

Řešit firemní účetnictví v jednoduchých excelových tabulkách nebo dokonce jen na papíře už dnes snad nenapadne žádnou firmu. Na trhu je řada šikovných účetních neboli ekonomických softwarů a jejich rozmanitých variant, které jsou velmi užitečné (nejen) pro zpracování daní a vedení účetnictví firmy. Každé firmě ale může vyhovovat jiný typ účetního softwaru. V tomto článku podnikatelům napovíme, podle čeho by se při výběru účetních programů měli řídit.

Ekonomický software se vyplatí malým i velkým firmám, zejména pokud si nenajímají služby externího účetního, ale vedou si účetnictví samy. Účetní programy totiž šetří čas a jsou mnohem spolehlivější než jakékoli excelové tabulky nebo papírové sešity. Prochází totiž pravidelnými aktualizacemi a dokážou tak efektivně sledovat a používat platné zákony. Navíc umožňují propojení s bankami, e-shopy, CRM systémy a nabízejí cloudové řešení, které je dostupné odkudkoli.

Účetní programy se ale vyplatí i v případě, kdy si firma platí externího účetního. Může totiž využít dodatečné funkce, jako je evidence skladu nebo kniha jízd. Pokud přemýšlíte nad tím, jestli je pro vaši firmu výhodnější externí nebo interní účetní, přečtěte si o tom v samostatném článku.

Čtyři faktory pro výběr ekonomického programu

1. Požadavky firmy

Prvním krokem před pořízením ekonomického programu by mělo být vyhodnocení požadavků, které od něj firma očekává. Měl by odpovídat konkrétním potřebám firmy – nesmí mu tedy chybět nic podstatného, ale je zbytečné připlácet za funkce, které firma nevyužije.

Nejdůležitější roli při výběru účetního programu hraje velikost firmy. Nároky velkých firem na funkce programu bývají výrazně rozsáhlejší než požadavky těch menších. Každá firma by si také měla ujasnit, jestli potřebuje vést účetnictví v plném rozsahu nebo jí stačí zjednodušená daňová evidence, jestli se zařadí mezi plátce DPH, jak velký objem dat bude muset zpracovávat a kolik lidí bude s ekonomickým systémem pracovat.

2. Nepostradatelné aktualizace

U účetních programů hrají velkou roli aktualizace, kterými musí nevyhnutelně procházet. Kromě legislativních aktualizací je důležité sledovat i technické novinky – například integraci ESG reportingu, kyberbezpečnostní opatření nebo nové API moduly pro propojení s dalšími systémy. Zákony se totiž často a nepravidelně mění a firmy s nimi ve svém účetnictví musí udržovat krok. Dobrý poskytovatel účetního programu tedy musí zajistit pravidelné aktualizace, za které se obvykle platí roční poplatek navíc.

3. Rychlá zákaznická podpora

U účetního softwaru je také velmi důležité poskytování kvalitní a spolehlivé zákaznické podpory. Rozhodující je přitom způsob poskytované pomoci – odezva emailu je výrazně pomalejší, rychleji to vyřídíte po telefonu nebo přes online chat.

4. Příjemné uživatelské prostředí

Účetní software má práci ulehčovat. S ekonomickým programem by se proto mělo uživatelům pracovat snadno a intuitivně. Jak to poznat předem? Většina programů nabízí demo verze, které je možné vyzkoušet nezávazně a zdarma.

Drobným podnikatelům mohou demo verze programů úplně stačit. Mají sice omezené funkce například z hlediska počtu kontaktů nebo faktur, ale jsou bezplatné. Na internetu jsou také zdarma dostupné vzory excelových tabulek, pomocí nichž se dá vést jednoduché účetnictví. Vše si ale musíte hlídat sami.

5. Cloud vs. desktop řešení

Účetní programy se dnes dělí na desktopové a cloudové. Cloudové řešení (např. ABRA FlexiBee, iDoklad) umožňuje přístup odkudkoli, automatické zálohy a nižší nároky na hardware. Desktopové programy (např. Pohoda, Money S3) zase nabízejí vyšší míru kontroly nad daty a často širší funkcionalitu. Výběr závisí na velikosti firmy, typu provozu a požadavcích na mobilitu. Stále více firem se ale přiklání ke kombinovanému m odelu desktop s cloudovým rozhraním.

Co by měl účetní software umět?

Konkrétní funkce, které firmy od programů požadují, se velmi liší a mohou se v průběhu času měnit. Při výběru ekonomického programu je tedy dobré zohlednit případný plánovaný růst firmy. Některé balíčky funkcí se dají dokoupit i dodatečně.

Základní (nezbytné) funkce ekonomických softwarů:

• Vedení účetnictví – vedení účetní knihy, ucelený přehled nákladů a výnosů, výpočet daně z příjmu.

• Fakturace – vše, co se týká faktur – typicky zakázky, příjem a výdej objednávek a faktur, pohledávky.

• Evidence majetku – inventář firemního majetku.

• Mzdy – podklady pro výplaty zaměstnanců, výpočet odvodů na pojištění, výplatní pásky.

Nejčastěji poptávané doplňkové funkce:

• Evidence skladu – inventář přechodného majetku firmy.

• Pokladní doklady – propojení s pokladnou, příjmové a výdajové doklady, párování s fakturami.

• Řízení reklamací – evidence reklamace objednávek.

• Kniha jízd – záznamy o používání služebních aut (nutné pro danění).

• Analýzy a reporting – analýzy účetnictví.

• Propojení s e-shopem a skladovými zásobami – odepisování a připisování položek ze skladu, upozornění na nedostatečné naskladnění.

Od roku 2025 se některé firmy musí připravit na povinnost zveřejňovat zprávy o udržitelnosti (ESG reporting), zejména pokud spadají do nové kategorie účetních jednotek podle novely zákona o účetnictví. Některé účetní programy již nabízejí moduly pro sledování environmentálních a sociálních ukazatelů, které lze využít pro interní reporting i veřejné výkazy. ESG reporting se stává důležitým nástrojem nejen pro plnění legislativy, ale i pro budování důvěryhodné značky.

Ať už firma zvolí jakýkoliv účetní software, nesmí zapomínat, že takový program v žádném případě nenahrazuje účetního. Podnikatel, který se do účetnictví pustí na vlastní pěst, ale přitom účetnictví důkladně nerozumí, může i s pomocí programu ve firemních dokumentech napáchat velké škody.

Mohlo by Vás zajímat

• Jak vybrat správný způsob účetnictví pro vaši firmu?

• Jak si poradit s firemním účetnictvím I.: Základní pojmy

• Jak si poradit s firemním účetnictvím II.: Praktické rady

• Co je to podnikání fyzických osob