Jak si poradit s firemním účetnictvím II.: praktické rady a termíny
Správné vedení účetnictví je pro úspěch firmy velmi důležité. Zatímco velké podniky mají obvykle celá oddělení, která jim účetnictví zpracovávají, malé a střední firmy si musí poradit jinak. Přečtěte si, z jakých možností si můžete vybírat.
5 minut čtení
Zpracování účetnictví se může na začátku podnikání zdát jako nadlidský úkol. Malé firmy a drobní podnikatelé proto obvykle přesouvají starosti s papírováním, fakturami a složenkami na interní nebo externí účetní. Pokud patříte mezi podnikatele, kteří rádi hledají nové výzvy, můžete si vše potřebné nastudovat sami a účetnictví zpracovávat na vlastní pěst. Počítejte ale s tím, že účetnictví vyžaduje, aby se mu zodpovědný člověk věnoval pravidelně a trvale.
Po přehledu základních účetních pojmů vám nyní přinášíme praktické rady, které se týkají možností při zpracování účetnictví, účetních programů a důležitých termínů, které vaše firma nesmí propásnout.
Potřebujete účetního?
Zdají se vám výdaje za účetního zbytečné? Vyhnout se jim můžete snadno, stačí si jen dobře rozmyslet, jestli jste jako podnikatel schopný vést si účetnictví spolehlivě sám. Jedná se ovšem o dost složitý závazek, u kterého se navíc často a nepravidelně mění pravidla. Mnohem častější i praktičtější je proto situace, kdy firmám zpracovává účetnictví interní nebo externí účetní specialista. Na kterého z nich „vsadit“ raději?
Hlavní výhodou interního účetního je, že ho ve firmě můžete mít neustále k dispozici. Veškerou účetní administrativu tedy může řešit okamžitě a mimo jiné máte i přesnou představu o tom, kolik hodin věnuje své práci. Finanční situace firmy je navíc choulostivá záležitost, kterou byste měli svěřit do rukou jen diskrétním prověřeným lidem – a interního zaměstnance můžete k mlčenlivosti snadno zavázat pracovní smlouvou. Komunikace s vlastním zaměstnancem je také obvykle jednodušší.
Na druhou stranu dnes řada menších firem zvládá účetnictví i s externistou zcela on-line (sdílené dokumenty, bankovní napojení, datové schránky), takže „být na místě“ už není nutně klíčové.
Jestliže máte malou firmu a nepotřebujete služby účetního denně, bývá ovšem finančně výhodnější tuto práci svěřit specialistovi mimo vaši firmu. Pro externího účetního byste se měli rozhodnout především v případě, kdy máte omezené časové a zaměstnanecké kapacity. Interní zaměstnanci se tak mohou věnovat hlavní náplni vašeho podnikání a neztrácet čas účetnictvím. U externisty si pohlídejte rozsah odpovědnosti ve smlouvě (včetně profesní odpovědnosti/pojištění) a pravidelný reporting.
Ať už se rozhodnete pro interního nebo externího účetního, hlavní jsou jeho schopnosti. Musí mít především široký přehled o aktuálně platných zákonech a vyhláškách souvisejících s účetnictvím. Neobejde se ani bez dobrých organizačních schopností, které zaručí pořádek ve vašich firemních dokumentech. Kvalitní účetní navíc dokáže ušetřit firmě i peníze, například snížením daňového základu. Plus umí nastavit automatizace (bankovní párování, OCR faktur, automatické kontroly DPH), které šetří čas i chyby.
Elektroničtí pomocníci se vyplatí
Dřív OSVČ zapisovaly daňovou evidenci do tabulek a firmy účtovaly v jednoduchých programech. Dnes je praktičtější použít moderní cloudové účetní systémy napojené na banku, e-faktury i datové schránky.
Při výběru účetního programu a jeho konkrétní verze hraje roli především velikost firmy. Malá firma totiž od programu bude potřebovat podstatně méně funkcí než velký podnik.
Nejdříve musíte zvážit, jaké požadavky má účetní program splnit a kdo ho bude používat. Některé účetní programy jsou uživatelsky náročnější a méně technicky zdatný uživatel by s nimi mohl mít potíže. Důležitá je i úroveň podpory, kterou poskytuje výrobce účetního programu. Pokud se vyskytne nějaký problém, budete potřebovat rychlou pomoc. Dejte si také pozor na to, jestli výrobce svůj program pravidelně aktualizuje podle platných vyhlášek. U cloudových řešení máte legislativní update obvykle v ceně a bez instalací.
Mezi trojici nejoblíbenějších ekonomických a účetních programů v Česku patří Pohoda od společnosti Stormware, , Money S3 (dnes pod značkou Seyfor, dříve Solitea) a HELIOS od Asseco Solutions. Pro menší týmy a OSVČ stojí za zmínku i ABRA Flexi (dříve FlexiBee) či iDoklad; u větších firem zase ERP řady HELIOS/ABRA/Money ERP.
Detailní srovnání hledejte přímo u výrobců nebo na nezávislých přehledech; klíčové je otestovat si propojení s vaším bankovnictvím a fakturačním nástrojem.
Nepropásněte důležité termíny
Největší úskalí účetnictví představuje pro firmy daňové přiznání. Dejte si především dobrý pozor na to, abyste ho podávali včas, jinak riskujete penále od finančního úřadu. Přiznání k dani z příjmů fyzických osob se podává zpravidla do 1. dubna (v listinné podobě), do 2. května (elektronicky), nebo do 1. července, pokud je podáváno daňovým poradcem na základě plné moci. Konkrétní lhůty se každý rok upřesňují podle kalendáře Finanční správy.
OSVČ s datovou schránkou mají povinnost podávat přiznání elektronicky. Máte-li zřízenou datovou schránku, musíte podávat elektronicky – tedy se vás týká „delší“ elektronická lhůta.
Po podání daňového přiznání musí OSVČ dodat přehledy o příjmech a výdajích – zvlášť zdravotní pojišťovně a České správě sociálního zabezpečení. Lhůta je 30 dní ode dne, kdy bylo podáno daňové přiznání. Záleží na tom, zda jste podávali papírově, elektronicky nebo přes daňového poradce. Zkontrolujte si konkrétní datum podle toho, jakou formou a kdy jste přiznání podali.
Termínů, které musíte z pohledu účetnictví v průběhu roku dodržovat, je ještě víc. Aktuální přehled najdete v daňovém kalendáři Finanční správy; doporučujeme si je přepsat do firemního kalendáře a zapnout notifikace .Zvažte tedy opravdu důkladně, jestli starost o účetnictví přenecháte účetnímu, který by o všech termínech měl mít dokonalý přehled, nebo to zvládnete vlastními silami.
Za správnost účetnictví nese odpovědnost vždy podnikatel, ne účetní. Avšak vedle zvládnutého účetnictví se vyplatí myslet také na vhodně nastavené podnikatelské pojištění. Ať už volíte jakoukoliv cestu, nastavte si interní kontrolní seznamy (termíny, zálohy, inventury) a „druhé oči“ na klíčové výstupy (uzávěrky, přiznání).
Mohlo by vás dále zajímat:
