Virtuální asistenti usnadní vaší firmě provoz i administrativu
Jako podnikatel toho máte na starosti spoustu. Co se tedy zbavit alespoň rutinní administrativní zátěže? A navíc tak, abyste zatěžovali ani stávající zaměstnance ani nemuseli najímat nové? Vyzkoušejte virtuální asistenty! Přečtěte si, co za vás dokážou vyřešit.
5 minut čtení
Virtuální asistentka nebo asistent představují chytré řešení pro podnikatele nebo manažery, kteří chtějí zbavit sebe a své zaměstnance administrativní zátěže. Jedná se o člověka, který zastane veškerou práci klasického asistenta, ale přitom není stálým zaměstnancem firmy a pracuje výhradně na dálku. Ke své práci využívá pouze internet a telefon, a není při ní závislý na docházení do kanceláře.
Proč si najmout virtuální asistenty?
Virtuální asistenti se ve firmách vyplatí hned z několika důvodů. Dokážou ušetřit mzdové náklady – obvykle totiž pracují jako živnostníci na IČO za předem domluvenou hodinovou sazbu. Protože pracují z domu nebo zázemí jiné firmy, ušetříte i na provozních nákladech a vybavení kanceláře. Virtuální asistenti jsou také obvykle flexibilnější z hlediska pracovní doby a plnění zadaných úkolů. A mimo jiné také „neodmlouvají“.
S čím mohou virtuální asistenti firmě pomoct?
Náplň práce virtuálních asistentů je velmi podobná úkolům, které zastává běžná asistentka nebo asistent v kanceláři. Můžete na ně delegovat pracovní úkoly a ušetřit tak mnoho času pro důležitější činnosti, jako je třeba obchod nebo marketing. Do jejich pracovní náplně běžně patří například:
-
Zpracování objednávek.
-
Podpora pro zákazníky.
-
Organizace schůzek, vzdálená správa kalendáře.
-
Vyřizování e-mailů a telefonátů, když jste zaneprázdnění.
-
Obvolávání klientů.
-
Účetnictví, fakturace.
-
Zpracování a třídění nejrůznějších dat.
-
Příprava pracovních podkladů, tabulek, prezentací.
-
Marketingová podpora (příprava newsletterů, správa sociálních sítí a další).
-
Organizace firemních akcí.
Virtuální asistenti pro vás mohou odpracovat několik hodin denně nebo naopak jen pár hodin měsíčně. Rozsah práce si můžete domluvit individuálně. Na faktuře se vám pak objeví přesný čas, který asistenti prací pro vás strávili. Většina asistentů kvůli přesnému reportování používá programy, které přesně zaznamenávají úkoly a dobu jejich trvání, a to s přesností na vteřiny.
Úspěšná a zodpovědná firma se neobejde bez podnikatelského pojištění na míru. Díky němu mají podnikatelé v záloze neustále naplněný finanční polštář, který jim v případě škod pomůže zajistit nejen běžný provoz firmy, ale při rozsáhlejších škodách i její přežití.
Jak sehnat virtuální asistenty?
Služby virtuálního asistenta jsou v dnešní době naprosto běžné a dostupné. Na internetu proto snadno najdete bohatou asistenční nabídku od jednotlivců i specializovaných firem, které zaměstnávají větší počet asistentů. Jednotlivci nabízejí hodinu své práce už od zhruba 150 Kč, specializované firmy za své asistenty obvykle účtují od 400 Kč.
Ve specializovaných firmách obvykle pracují virtuální asistenti ve dvousměnném provozu, a navíc se každý specializuje na konkrétní činnosti. Proto budete pravděpodobně průběžně spolupracovat s několika různými osobami. Jedna vaší firmě třeba připraví newsletter, druhá zase pomůže s účetnictvím, další zorganizuje večírek. Informace o vaší firmě si asistenti navzájem předávají a sdílení v centrálním systému.
O virtuálních asistentech se vyplatí uvažovat především tehdy, když máte pocit, že nic nestíháte. V takových situacích vám delegování úkolů na virtuální asistenty ušetří náklady a především čas, který pak můžete věnovat rozvoji svého podnikání. Neutápějte se tedy zbytečně v administrativě a zkuste část starostí s ní svěřit virtuálním asistentům.
Pojem virtuální asistent se používá také v oblasti elektroniky, kdy označuje nasazení umělé inteligence, která uživateli usnadňuje komunikaci a vykonává jeho příkazy. Může mu pokládat otázky, spravovat seznam úkolů, kalendář a další činnosti. Pod virtuálním asistentem si můžete představit i chatbota, který písemně odpovídá na otázky zákazníků na vašem webu, nebo voicebota – ten dokáže zastoupit lidského operátora na zákaznické lince.
Mohlo by vás zajímat:
