Vypnutý JavaScript

Finance vaší firmy můžou ohrozit především dvě věci: nedostatek peněz a špatná organizace. Nepřehledné účty nebo faktury vedou k sankcím a zbytečným poplatkům. Pravidelné sledování peněžních toků vám pomůže těmto problémům předcházet.

Velmi užitečnou pomůckou je peněžní deník, který patří mezi nejdůležitější součásti daňové evidence. Vedení peněžního deníku vám pomůže udržet pořádek ve finančních tocích a všech transakcích, které ve vaší firmě proběhly. Přečtěte si, co přesně je peněžní deník, jaké může mít podoby a s čím vám pomůže.

K čemu slouží peněžní deník?

Peněžní deník, v praxi často označovaný jako deník příjmů a výdajů, je přehled, do kterého podnikatel zapisuje všechny příjmy a výdaje související s podnikáním. Vytváří se výhradně na základě dokladů o zaplacení a výpisů z účtů. Každá transakce má v deníku svůj vlastní řádek s kolonkami na vyplnění detailů. Z těchto poznámek pak mimo jiné zjistíte, jaké peněžní příjmy a výdaje firma v daném období měla (tedy přehled o peněžních tocích), nikoli nutně obrat ve smyslu účetnictví nebo DPH.

Peněžní deník je součástí daňové evidence (nejde o totéž co dřívější jednoduché účetnictví). Ta má poskytnout kompletní přehled o příjmech a výdajích, majetku a dluzích a je na samotném podnikateli, jakým způsobem tuto evidenci povede.

České zákony nenařizují přesnou podobu daňové evidence. Můžete ji tedy vést sami například v Excelu nebo v účetním programu. Důležité je, aby byla přehledná, průkazná a pravidelně aktualizovaná.

Začínající podnikatelé často tápou v tom, jestli mají vést právě daňovou evidenci, nebo účetnictví. Daňová evidence se typicky vede u fyzických osob, které nejsou účetní jednotkou. Účetnictví musí vést zejména právnické osoby a fyzické osoby, které jsou účetní jednotkou, například při zápisu do obchodního rejstříku nebo při překročení obratu 25 milionů Kč, případně když to stanoví zvláštní předpis nebo se podnikatel rozhodne vést účetnictví dobrovolně.

Daňovou evidenci v plném rozsahu nemusíte vést v případě, že uplatňujete výdaje paušálem nebo odvádíte paušální daň. V těchto případech vám však zákon stále ukládá vést alespoň evidenci příjmů a pohledávek.

Jak vést peněžní deník?

Zákon podnikatelům neukládá přesnou formu, jak má deník příjmů a výdajů vypadat. Může mít tedy různou podobu. Vést ho můžete na papíře, v tabulkovém programu (jako je třeba Microsoft Excel, Calc, Google Sheets) nebo v účetním programu. Posloužit vám může například iDoklad, iÚčto, Účtovna nebo Fakturoid – některé z těchto nástrojů nabízejí bezplatnou variantu (obvykle s omezením funkcí či počtu klientů), případně zkušební období zdarma.

Do peněžního deníku zapisujte všechny příjmy a výdaje, tedy hotovostní platby i pohyby na bankovním účtu. Každá transakce by měla obsahovat datum, číslo dokladu, popis, částku a informaci, zda jde o daňově uznatelný výdaj.

Podnikatelé se mohou rozhodnout, jestli v přiznání k dani z příjmů budou své výdaje prokazovat po jednotlivých položkách (k čemuž potřebují doklady a účtenky), nebo uplatní tzv. paušální výdaje. Výše se odvíjí od druhu podnikatelské činnosti, odvozuje se jako procento z příjmů a má určitý „strop“. Výše paušálu se odvíjí od druhu činnosti. U živností řemeslných je paušál 80 % (max. 1 600 000 Kč). U živností volných, vázaných a koncesovaných je paušální výdaj 60 % z příjmů (maximálně do částky 1 200 000 Kč). Pokud tedy uplatňujete výdaje paušálně, do peněžního deníku nemusíte zaznamenávat jednotlivé výdaje, stačí přehled o příjmech, ze kterých se vypočítává daň. Deník si ale můžete vést v kompletní verzi pro vlastní potřebu a lepší přehled.

Co patří do peněžního deníku?

Do finančního deníku se zapisují všechny příjmy a výdaje, tedy platby v hotovosti i pohyby na bankovním účtu. Patří sem výhradně pokladní doklady o zaplacení a výpisy z bankovního účtu. Samotné (ještě nezaplacené) vydané nebo přijaté faktury do peněžního deníku nepatří – ty se evidují odděleně v knize pohledávek a závazků. Při vedení deníku byste měli zapisovat několik základních údajů o obsahu informací a jejich označení:

• Datum, kdy transakce proběhla.

• Typ dokladu (pokladní doklad nebo bankovní výpis) a jeho číselné označení.

• Popis transakce (za co jste peníze utratili nebo získali).

• Rozlišení příjmu od výdaje (poznámku o druhu transakce).

• Rozlišení, jestli jde o daňový nebo nedaňový příjem nebo výdaj (to je důležité pro zahrnování příjmů do základu daně a pro odečitatelné položky od základu daně).

• Přehled o přijaté a zaplacené DPH (pokud jste plátcem DPH).

• Výši platby.

Každé transakci (příjem a výdaj) věnujte jeden řádek v peněžním deníku. Dbejte na to, abyste si zapisovali správná data uskutečnění transakcí. Díky tomu získáte jasnou představu o skutečných příjmech a výdajích za dané časové období. Dejte si také pozor na rozlišování daňově účinných příjmů a výdajů, tedy na položky ovlivňující základ daně. Každý daňový údaj musíte doložit příslušným dokladem (účtenkou nebo fakturou).

Podnikatelé se logicky snaží snížit svůj základ daně o co nejvíce tzv. daňově uznatelných (účinných) výdajů. Podle zákona to jsou výdaje, které přímo souvisí s chodem firmy za účelem dosažení nebo udržení příjmů, jsou prokazatelné (fakturami, smlouvami nebo účtenkami) a jsou řádně evidované. Mezi typické daňově uznatelné výdaje patří běžné provozní platby, jako je nákup materiálu na výrobu, mzdy, spotřeba energie, pronájem prostor k podnikání a podobně. Naopak sem ale nepatří například pohoštění obchodních partnerů.

Doklady k příjmům a výdajům daňově účinným musíte archivovat. Pokud nejste plátcem DPH, povinnost platí tři roky (základní lhůta pro stanovení daně je 3 roky, může se však za určitých okolností prodlužovat). Pro plátce DPH povinnost archivace trvá 10 let (u daňových dokladů podle zákona o DPH).

Výhody peněžního deníku

Deník příjmů a výdajů neznamená jen nutnou povinnost navíc, přináší vám i řadu výhod. Tou nejdůležitější je, že znáte své skutečné výdaje, což je při řízení podnikání (nebo třeba při uvažování o úvěru) naprosto zásadní. Zároveň nezapomenete daňově uplatnit všechny výdaje, na které máte nárok. A kromě toho ještě získáte dobré podklady nejen pro zjištění základu daně z příjmů a k sestavení daňového přiznání, ale také pro potřeby daňového nebo finančního poradce, jejichž služby byste časem mohli chtít využívat.

Peněžní deník je tedy základní pomůcka podnikatele, díky které si perfektně utřídíte informace o financích vaší firmy. Jakmile budete zvládat pravidelně a správně zaznamenávat své příjmy a výdaje, můžete postoupit o krok dál a začít je plánovat i do budoucna.

Jak se liší peněžní deník od výkazu cash flow?

Možná si po přečtení tohoto článku kladete otázku, jaký je rozdíl mezi vedením finančního deníku a sestavováním výkazu cash flow. Výkaz cash flow je vaše vlastní tabulka, ve které si povedete přehled o všech příjmech a výdajích tak, jak vám to bude vyhovovat, tedy úplně volnou formou. Jednotlivé příjmy a výdaje si můžete napsat jakkoli, popsat jinak než na fakturách, je to zkrátka pracovní tabulka, ze které vždy na první pohled poznáte, kolik jsou vaše příjmy a kolik výdaje. Toto se hodí především pro menší podnikatele, kteří nemusejí ze zákona vést účetnictví.

Peněžní (finanční) deník je velmi podobný nástroj, který ale vychází z daňové evidence. Pracuje se v členění odpovídajícím požadavkům daňové evidence (například rozlišení daňových a nedaňových položek) – je zkrátka více sofistikovaný, ale poskytuje přitom stejné údaje jako výkaz cash flow. Peněžní deník je vhodnější pro podnikatele, kteří už používají nějaký účetní program, protože ten obvykle nabízí i automatické sestavení peněžního deníku.

Generali Česká pojišťovna přináší pravidelné tipy o podnikání:

• Přehledy OSVČ: Daňové přiznání, ČSSZ a VZP krok za krokem

• Zálohy na daň z příjmu: Koho se týkají a kdy se musí platit?

• Vyplatí se paušál pro OSVČ?

• Jaké daně platí podnikatelé v Česku?