Elektronický podpis: Praktická pomůcka, která šetří čas
Moderní technologie jsou pro nás už tak samozřejmé, že si bez nich neumíme představit každodenní život. Běžnou věcí se staly i elektronické podpisy a vyřízení podpisu tak nevyžaduje osobní návštěvu úřadů ani firem. Stačí to udělat online – přímo z domova nebo odkudkoli jiného.
6 minut čtení
Zapomeňte na zbytečné čekání na poště nebo cestování na schůzky jen kvůli podpisu. Elektronický podpis, který umožňuje ověření identity a souhlasu s dokumenty online, otevírá dveře k efektivnějšímu a ekologičtějšímu způsobu práce. Je přístupný kdekoli a kdykoli. Tato praktická pomůcka se ukazuje klíčovou pro sektor pojišťovnictví, který je historicky zatížený papírovou administrativou.
Jak vlastně funguje elektronický podpis? Není to nic složitého, dá se to zvládnout v několika krocích. Důležité je vědět, že existují různé stupně, jak lze smlouvy podepisovat, ať už jde o plně podepsaný online dokument nebo o kombinaci elektronického a fyzického podpisu.
Co je to elektronický podpis?
Jedná se o náhradu klasického ručního podpisu. Umožňuje nám elektronicky odsouhlasit obsah jakéhokoliv dokumentu nebo smlouvy. Pro plnou právní platnost je však třeba, aby váš elektronický podpis splňoval určité požadavky stanovené zákonem. Musí být spojen s identitou podepisující osoby.
Jak si zařídit elektronický podpis?
1. Vyberte si důvěryhodného poskytovatele elektronického podpisu
Existuje mnoho různých poskytovatelů služeb elektronických podpisů – například Adobe Sign, DocuSign, SignEasy nebo HelloSign. Aktuální seznam kvalifikovaných poskytovatelů služeb vytvářejících důvěru zveřejňuje Digitální a informační agentura. V České republice jsou tři poskytovatelé certifikačních služeb, na kterých je elektronický podpis založen: Česká pošta, eIdentity a První certifikační autorita. Každý z nich má svůj postup na získání certifikátu online, který lze zřídit nejen pro fyzickou osobu, ale také pro podnikatele nebo firmy. V případě České pošty je potřeba získat certifikát osobně na poště s vyplněnou žádostí, i když má i varianty bez návštěvy pobočky za splnění podmínek.
2. V čem lze podepisovat
Každý poskytovatel nabízí svým předplatitelům aplikaci či rozhraní, ve kterém lze elektronický podpis uskutečnit. Po úspěšné registraci máte připravený osobní prostor, kam lze nahrávat dokumenty, které chcete podepisovat elektronicky. Tyto dokumenty mohou být ve formě PDF, Word, Excel nebo jiných podporovaných formátů.
3. Podepisování a odeslání dokumentů
Jakmile máte vše nastaveno, můžete začít se samotným podpisem dokumentů. Obvykle stačí nahrát dokument do aplikace a podepsat ho elektronicky. Po dokončení podpisu můžete dokument uložit a odeslat. Většina platforem umožňuje odeslat podepsaný dokument e-mailem nebo ho stáhnout ve formátu PDF.
4. Správa podepsaných dokumentů
Můžete sledovat a spravovat podepsané dokumenty přímo z platformy poskytovatele. To zahrnuje sledování stavu podpisu, jeho úpravu a přístup k archivovaným dokumentům. Nezapomeňte si přečíst podmínky, protože uložiště může být omezené, podobně jako datová schránka. Pozor také na to, jak dlouhé předplatné zvolíte, poskytovatelé nabízí standardně roční předplatné.
Stupně elektronického podpisu
Existují různé stupně elektronického podpisu, které se liší v závislosti na způsobu ověření identity a úrovně zabezpečení. U dokumentů vůči státu se často vyžaduje kvalifikovaný podpis nebo jiný uznávaný způsob identifikace, proto je předem potřeba ověřit, jakou úroveň podpisu konkrétní úřad nebo systém přijímá.
Jednoduchý elektronický podpis
Nejjednodušší forma elektronického podpisu, která nevyžaduje žádné speciální ověření identity. Může se jednat například o sken ručního podpisu připojený k dokumentu. Využít jej můžete při žádosti o cestovní pojištění, povinné ručení nebo při změnách v již existujícím pojištění (údaje o pojištěnci). Jednoduchý elektronický podpis je nejnižší úroveň podpisu a může mít podobu například vloženého obrázku podpisu. U konkrétních smluv a podání vždy záleží na tom, jakou úroveň podpisu vyžaduje daný proces a druh dokumentu.
Pokročilý elektronický podpis
Pokročilý elektronický podpis je vyšší úroveň, která umožňuje identifikaci podepisující osoby a lepší kontrolu integrity dokumentu. Jednou z možností je podpis založený na certifikátu od poskytovatele uvedeného v důvěryhodných seznamech. V Česku tedy výše zmíněnými třemi institucemi. Vyžadován může být u smluv o životním pojištění nebo při finančních transakcích.
Kvalifikovaný elektronický podpis
Vyžaduje kvalifikovaný certifikát a kvalifikovaný prostředek pro vytváření elektronických podpisů, který může být fyzický nebo řešený na dálku podle konkrétní služby. Setkat se s ním můžete u podepisování dlouhodobých smluv nebo při pojištění majetku.
Generali Česká pojišťovna poskytuje svým klientům pokročilý elektronický podpis, který splňuje veškeré právní požadavky a zabezpečení. Tento typ podpisu je dostačující pro většinu běžných pojistných smluv a dokumentů. Setkat se s ním můžete například při online komunikaci s vaším poradcem, který vás provede podpisem smluv díky aplikaci ePodpis přímo od Generali.
Kombinace elektronického a ručního podpisu
Pokud byste uvažovali o možnosti, že k podpisu konkrétního dokumentu nebo smlouvy využijete elektronický podpis a druhá strana jej podepíše ručně, mějte se na pozoru. Pokud elektronicky podepsaný dokument vytisknete, papírový výtisk už není elektronicky podepsaným originálem, je to kopie. Prokazování podpisu se pak řeší jinak než u původního elektronického souboru. Nejedná se tedy o originál. Do stejné situace se však můžete dostat například při oskenování ručního podpisu.
Možnosti tak máte tři: nejjednodušší je podepsat dokument elektronicky z obou stran. Nebo vytvořit dvě verze dokumentu, přičemž jednu podepíše první strana ručně a druhé vyhotovení podepíše druhá strana elektronicky. Oba dokumenty musí být autentické a odkazovat vzájemně na sebe. Třetí variantou je zapojit notáře, který ověří pravost podpisů a dokumentů.
Protože se v Generali České pojišťovně snažíme o usnadnění všech úkonů, zjednodušujeme proces podepisování dokumentů a umožňujeme rychlé a efektivní uzavírání smluv. Pro elektronický podpis máme dokonce svoji aplikaci do mobilu ePodpis. A navíc to šetří spoustu papíru, což zapadá do naší strategie být odpovědný pojistitel. Všechny dokumenty pak najdou naši klienti v Klientské zóně.
Generali Česká pojišťovna přináší pravidelné tipy o podnikání:
