Práce vašich zaměstnanců z domova: příležitost nebo riziko?

Nabízíte vašim zaměstnancům práci z domova? Pro někoho je to benefit, pro jiného nutnost, někdo tuto variantu dokonce považuje za trest. Ať už se na práci z domu vaši zaměstnanci dívají jakkoli, vloni se stala fenoménem, se kterým musí firmy nadále počítat. Co byste v souvislosti s prací z domova měli vědět?

4 minuty čtení
Obrázek ke článku Práce vašich zaměstnanců z domova: příležitost nebo riziko?

Práce z domova byla až do letošního roku spíš nadstandardní alternativou k běžnému způsobu výkonu zaměstnání, a to z pohledu zaměstnavatele i zaměstnance. Přináší lákavé výhody, jako třeba úsporu provozních nákladů zaměstnavatele nebo možnost zaměstnanců přizpůsobit si pracovní dobu podle potřeby. Má ale i svoje nevýhody a rizika, o kterých je dobré vědět a předcházet jim.

Efektivita práce

Práce z domova zaměstnance často svádí k menšímu pracovnímu nasazení nebo nedodržování termínů odevzdání práce. Zaměstnavatel tedy musí zvládnout zaměstnance řídit a přijmout fakt, že nad ním má menší dohled. Takový vztah je založený na zvýšené míře důvěry, ale přesto by měl být podložen např. denními reporty o vykonané práci. Stačí vytvořit jednoduchý sdílený dokument, do kterého zaměstnanec zapisuje svou denní činnost a zaměstnavatel ji může kdykoli průběžně zkontrolovat.

Bezpečnost firemních dat

Data jsou často tím nejcennějším, co firmy mají. O firemní data se bohužel dá přijít mnoha způsoby, nejčastěji kvůli selhání hardwaru, lidské chybě nebo kybernetickému útoku. Práce z domova představuje pro firemní data další bezpečnostní riziko. Je proto nutné zaměstnancům zajistit silně zabezpečený vzdálený přístup do firemní sítě, častěji zálohovat všechna data a šifrovat je.

Pracovní doba

Zatímco tradiční pracovní doba je obvykle jasně stanovena v pracovní smlouvě a práci nad její rámec zákon stanovuje jako přesčasy, při práci z domova platí jiná pravidla. Zaměstnavatel nemusí stanovit její délku, stejně jako ani určit, ve které dny nebo v jakém čase se má práce udělat. Zaměstnanec si zkrátka musí práci dobře naplánovat, aby ji stihl odevzdat včas. Zaměstnavatel musí samozřejmě týdně vyžadovat jen takové množství práce, které zvládne průměrný zaměstnanec stihnout udělat během 40 hodin.

Mimořádné odměny během práce z domova

Za práci z domu v rámci smluvního hodinového úvazku se neplatí příplatky, i když zaměstnanec pracuje třeba v noci nebo ve svátek. Pokud v tuto dobu zaměstnanec totiž pracuje, rozhodl se pro to sám a dobrovolně, protože organizace pracovní doby je pouze na něm. Když ale pracuje nad rámec úvazku, má za to nárok na příplatek oproti běžné hodinové mzdě – za přesčas 25 %, za práci v noci nebo o víkendu minimálně 10 %.

Bezpečnost práce pod kontrolou

Přestože práce z domova probíhá mimo pracoviště zaměstnavatele, i během ní se na zaměstnance vztahuje část zákoníku práce o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci. A to včetně povinností zaměstnavatele v souvislosti s pracovními úrazy. I když zaměstnanci v režimu home office zřejmě nebudou vykonávat žádné rizikové práce, riziko případných pracovních úrazů a s nimi souvisejících povinností zaměstnavatele stále trvá. Firmám se proto vyplatí, aby kromě – ze zákona povinného – úrazového pojištění zaměstnanců investovali i do doplňkového pojištění obecné odpovědnosti. V jakých situacích se vyplatí, si můžete přečíst v našem článku k pojištění odpovědnosti.

Zodpovědnost za svěřený majetek

Při práci z domova potřebuje zaměstnanec většinu IT vybavení, které běžně používá v kanceláři zaměstnavatele. Obvykle se jedná o telefon, notebook nebo stolní počítač s monitorem, tiskárnu, občas také projektor a další IT doplňky. Z tohoto důvodu se vyplatí zaměstnavateli sjednat  majetkové pojištění věcí zaměstnavatele, které zaměstnanci používají při práci z domova. Zkontrolujte si svou pojistnou smlouvu. Obvykle se jako místo pojištění, to znamená místo, kde jsou věci chráněny, uvádí prostory firmy (zaměstnavatele). Pro pojištění firemního majetku během práce z domova je proto nutné mít ve smlouvě uvedeno, že pojištění je platné i na dalších místech. Jinak pojišťovna případnou škodu na firemním majetku v rámci domácí kanceláře neproplatí.

Proškolení zaměstnanců

Firmám se vyplatí hromadně proškolit své zaměstnance na podmínky práce v domácí kanceláři a po absolvování takového školení si od nich nechat potvrdit, že toto školení absolvovali. V rámci tohoto potvrzení by měli zaměstnanci převzít zodpovědnost za dodržování základních bezpečnostních pravidel. Firmy tak sníží tak rizika dopadů nejčastějších komplikací během práce z domova a omezí zbytečně se opakující dotazy zaměstnanců.

Zaměstnavatel by také měl získat možnost na vyžádání vstoupit do prostor domácí kanceláře kvůli kontrole dodržování pravidel bezpečnosti práce. Na základě návštěvy může po zaměstnanci vyžadovat úpravy domácí kanceláře, aby byla pro práci skutečně bezpečná, související náklady ale musí logicky uhradit sám zaměstnavatel.

Co dát do pracovní smlouvy

Dohoda o práci z domova může být uzavřena samostatně nebo jako součást pracovní smlouvy. Měla by upravovat minimálně tyto body:

  • Místo výkonu práce.
  • Omezení míst vhodných pro výkon práce.
  • Způsob zadávání práce, její kontroly a odevzdávání (včetně pravidel souvisejících s ochranou datového přenosu).
  • Množství práce, které může být po zaměstnanci vyžadováno za určitou dobu.
  • Omezení pracovní doby (hodinové denní limity, omezení práce v noci a během víkendu, čerpání povinných přestávek).
  • Pravidla odměňování zaměstnance (metodika výpočtu mzdy, práce přesčas, v noci a o víkendu)
  • Pravidla bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (BOZP).
  • Možné proplácení nákladů zaměstnance při práci z domova (energie, internet, provoz a údržba vlastních pracovních nástrojů).
  • Pravidla pro zacházení s firemním majetkem (např. telefon, počítač nebo software), včetně případné možnosti jeho použití pro soukromé účely.