Jak na uzavírání smluv a podepisování dokumentů online
Pro podnikatele je uzavírání smluv nezbytnou činností a také často indikátorem úspěchu firmy. Přečtěte si, jak si můžete usnadnit administrativu prostřednictvím uzavírání smluv online a elektronických podpisů.
7 minut čtení
Ještě donedávna představovalo uzavření smlouvy pro každého podnikatele složité papírování. Kvůli běžnému podpisu smlouvy s obchodním partnerem nebo klientem museli složitě hledat společný volný termín, často navíc i s notářem nebo právníkem, nebo se spoléhat na nevyzpytatelné poštovní služby. Díky digitalizaci se ovšem podepisování smluv značně zjednodušilo a posunulo vpřed. Poradíme vám, jaké máte možnosti pro uzavírání smluv online.
Podpisy smluv patří mezi choulostivé záležitosti a při jednání se zcela novými partnery mohou skrývat řadu rizik. Bez podnikatelského pojištění by se proto neměla obejít žádná úspěšná firma.
Varianty smluv
V českém právním systému je možné uzavřít platnou smlouvu ústně i písemně. Pro uzavření ústní smlouvy není potřeba žádné další písemné potvrzení. Pokud se však v průběhu trvání ústní smlouvy vyskytnou problémy (například nejsou dodrženy termíny nebo platby), je užitečné mít uzavřenu smlouvu v písemné podobě. Každý, kdo odkazuje na smluvní závazek druhé strany, musí být schopný takový závazek prokazatelně doložit.
Písemná podoba vždy obsahuje text, který musí být podepsaný oběma smluvními stranami. Nezáleží přitom ale na tom, jestli se podepíšete rukou na papír, nebo kliknutím na počítači. V dnešní době už jsou digitálně uzavřené smlouvy naprosto běžné a právně uznatelné.
Jak uzavřít smlouvu online
Způsobů, jak podepsat smlouvu online, je hned několik. A to buď s certifikovaným elektronickým podpisem, nebo bez něj.
Základní možností, jak jednat bez nutnosti elektronického certifikátu, je zaslání prostého e-mailu. Tento způsob je vhodný pro nepříliš důležité smlouvy, například pro běžné nákupy zboží přes e-shop.
Dalším jednoduchým způsobem je naskenování vytisknuté a ručně podepsané smlouvy. Tato možnost ale neušetří váš čas ani papír a navíc riskujete, že někdo vaše osobní údaje a podpis zneužije pro jiné účely.
Třetí cestou je datová schránka. Prostřednictvím tohoto elektronického datového úložiště nemusíte jen dostávat obsílky od úřadů, ale můžete si takto vyměňovat smlouvy s jinými osobami nebo firmami velmi bezpečnou cestou.
Čtvrtým a nejmodernějším způsobem je využití aplikací na mobilu nebo počítači určených k uzavírání smluv. Těch už existuje několik, každá se trochu liší provedením, ale základní funkce mají velmi podobné. Můžete přes ně odesílat, podepisovat a sledovat smlouvy odkudkoli a z libovolného zařízení. Smlouvy je také možné sdílet s protistranou a na dálku je společně v reálném čase upravovat.
Příkladem může být třeba Signi. Jedná se o službu, která je kromě první tří dokumentů placená, ale nabízí všechny uvedené potřebné funkce. Kromě toho obstará i snadné zavedení do stávajících firemních systémů.
Elektronické identity a podpisy ve státech Evropské unie podléhají směrnici 910/2014/EC neboli eIDAS. Ta jasně definuje rovnost mezi papírovou a elektronickou podobou dokumentu. To znamená, že kdo chce, může komunikovat elektronicky a nesmí být odmítnut. Nařízení eIDAS přináší jasná pravidla pro práci s elektronickými podpisy a souvisejícími službami a zvyšuje zodpovědnost poskytovatelů těchto služeb za jejich bezpečnost.
Elektronický podpis
Velmi běžné je dnes podepisování smluv prostřednictvím elektronického podpisu. Z pohledu administrativy ale může být náročnější, proto se mu řada podnikatelů vyhýbá. Typů elektronických podpisů je několik, každý se hodí pro jiné typy smluv a liší se od sebe především náročností zřízení a úrovní zabezpečení:
-
Prostý elektronický podpis – Jedná se o jednoduché uvedení jména a příjmení v elektronické zprávě. Používá se například v e-mailech nebo vložením naskenovaného podpisu do typicky PDF dokumentu. Je rychlý, ale není příliš bezpečný ani důvěryhodný.
-
Zaručený elektronický podpis – Je bezpečnější než prostý elektronický podpis a splňuje technická kritéria podle nařízení eIDAS. Je spojený s konkrétní osobou a umožňuje její jednoznačnou identifikaci. Je přitom současně velmi dostupný a nevyžaduje certifikát. K jeho ověření stačí pouze heslo nebo například SMS zpráva. Často se používá v aplikacích na uzavírání smluv. Není ale vhodný pro komunikaci s úřady, které vyžadují ještě vyšší stupeň ověřování.
-
Uznávané elektronické podpisy – Poskytují nejvyšší úroveň zabezpečení, ale pracuje se s nimi podstatně složitěji. Uznávaný elektronický podpis vytvoříte jen prostřednictvím některé z certifikačních autorit, jako je například Česká pošta. K podepsání smlouvy musí mít navíc stejný certifikát i vaše protistrana. Mezi uznávané elektronické podpisy patří:
-
Zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu.
-
Kvalifikovaný elektronický podpis – Představuje nejvyšší stupeň zabezpečení a jako jediný má zcela rovnocennou právní hodnotu jako fyzický ruční podpis. Uznávají ho orgány moci v rámci celé EU. Certifikát se ukládá na čipovou kartu, USB token nebo jiná speciální zařízení.
-
Výhody podepisování smluv online
Největší výhodou elektronických smluv je jednoznačně úspora. A to nejen papíru, ale především času, který byste strávili schůzkami nebo zbytečnou administrativou. Elektronicky můžete podepsat smlouvu odkudkoli, a navíc máte záruku, že ji uzavíráte bezpečně a nemůžete ji ztratit nebo někam založit.
Uzavírání smluv online je navíc dnes pro firmy prakticky nepostradatelné. Během pandemie koronaviru, kdy se téměř všechny běžné podnikatelské aktivity přesunuly do online prostředí, si na toto zjednodušení většina lidí zvykla a počítá s tím, že i vy budete držet krok.
Mohlo by vás zajímat:
